Tre simple greb, der gør dig flyvende som facilitator – allerede i dag

En kvinde iført en sort skjorte, der viser stærkt lederskab og ekspertise inden for regenerativ organisationsudvikling.

Facilitering og processen

Facilitering handler om at styre processen. Det vil sige, hvordan du gør noget, mere end hvad du gør, altså indhold. Det betyder også, at hvis vi i den ene ende af et kontinuum har ekspert, som har fokus på indhold, så vil facilitatoren på den anden side have fokus på processen. Overordnet kan man karakterisere de to roller således:

Facilitatoren vil være kendetegnet ved følgende tre ting: 

  • At fokusere på processen fremfor indhold 
  • At skabe løsninger gennem andre 
  • At være neutral overfor det diskuterede/emne

Eksperten vil være kendetegnet ved følgende tre ting: 

  • At komme med løsningsforslag 
  • At svare på de spørgsmål, der kan være 
  • At være tydelig omkring sine meninger og holdninger til emnet 

Mange facilitatorer vil befinde sig i et spænd mellem disse to roller og samtidig være det, som vi kan kalde for “faciliterten” – en hybrid imellem dem. Som procesleder kan afklaring af din rolle fra starten være afgørende for din succes, eftersom rollen som hybrid kan være svær at balancere.  

Inden du starter et møde, er det væsentligt at få afklaret: 

  • Hvad er formålet med mødet? 
  • Hvad vil vi gerne stå tilbage med af udbytte, når mødet er færdigt? 
  • Hvad er min rolle som mødeleder? Skal jeg være proces- eller indholdsstyrende? 

De tre vigtigste greb for sikker mødeledelse er forberedelse, forberedelse og forberedelse. Hvad gør jeg så, hvis jeg ikke har tid til det? Så gør du det alligevel. For selvom du tidligere er lykkedes med at “winge” den, så er grundig forberedelse den vigtigste forudsætning for at komme i mål med din facilitering. 

Her er de tre greb, som vil gøre din facilitering bedre allerede fra i eftermiddag. 

  1. Tydeligt formål for mødet 
  2. Tydeligt procesdesign 
  3. Tydelige svar (og spørgsmål) på svære situationer 

Tydeligt formål for mødet

Jeg hører om flere og flere arbejdspladser, der prøver at ændre deres mødekultur, så deltagerne kun skal møde op, hvis der er en tydelig dagsorden, og hvis de ved, hvorfor de skal være der. Det er interessant i forhold til at sikre, at ingen sidder og kukkelurer som det sidste stykke slik i fredagsskålen. 

I DO ART er et vigtigt og simpelt værktøj, som hjælper til mere effektive møder ved at sætte en tydelig ramme for mødet. I DO ART er et blandt mange værktøjer, der skaber tryghed for processen og for deltagerne. Jeg har valgt at fremhæve dette greb, da det er meget let anvendeligt, ligesom de andre greb i dette skriv.

I DO ART er et akronym for: Intention, desired outcome, agenda, roller, regler og tid.

De nævnte omfatter følgende, som vist nedenfor:

Intention: Hvad er formålet med mødet? Hvorfor er vi samlet?

Desired outcome: Hvad ønsker vi skal være opnået, når mødet er afsluttet? Hvad skal vi stå tilbage med?

Agenda: Hvilke procesværktøjer/aktiviteter skal vi igennem for at opnå mødets desired outcome?

Roller: Hvilke roller og ansvar har vi brug for undervejs i mødet? Fx referent, tidsstyrer, eksperter m.m. Hvilke krav er der til deltagerne undervejs?

Regler: Hvilke spilleregler gælder i lokalet? Fx mobiler er i tasken, medmindre andet er aftalt, og du taler, når ordet er dit etc.

Tid: Hvad er tidsrammen for dagen inklusiv pauser? 

Nu hvor der er styr på rammen, kan det være en god idé at blive tydelig i sit procesdesign, altså hvilke øvelser/aktiviteter, som deltagerne skal igennem.  

Afhængigt af mødets omfang og deltagerne i dette kan punkterne fylde mere eller mindre. Styr på dagsordenen er dog første skridt på vej mod et effektivt møde. Næste skridt er (måske) endnu vigtigere. Hav styr på dit procesdesign.  

Tydeligt design for processen

Indenfor Design Thinking bruger man et værktøj, der hedder Double Diamond. Double Diamond hjælper med at rammesætte og visualisere en proces, herunder også, hvornår du åbner op for idéer (kaldet divergent tænkning), og hvornår du lukker ned for processen (kaldet konvergent tænkning). Værktøjet hjælper dig (og deltagerne) med at holde styr på, hvor du er i processen – og kan også fungere som en rammesætning for, hvornår i processen deltagerne skal komme med forslag, og hvornår I skal videre. 

Værktøjet har fire faser:

Udforske, definere, udvikle og levere. Men i et procesdesign (som er måden, hvorpå du sammensætter de forskellige aktiviteter i et møde) kan man sagtens “nøjes” med at bruge en enkelt diamant – ligesom til sin … kat. To diamanter på et kattehalsbånd er for meget. 

Tydelige svar (og spørgsmål) på de svære situationer i processen

Når du har styr på formålet og processen for din facilitering, så er det næste greb i værktøjskassen dine svar og spørgsmål. Rigtig ofte vil det være spørgsmålene, som er i fokus, og emnet er der skrevet et utal af bøger og artikler om. Derfor vil jeg i følgende afsnit prøve at give nogle svar på nogle af de situationer, der kan opstå, når der faciliteres. Inden da vil jeg dog lige komme med to gode råd omkring spørgsmål.

Først:

Skal spørgsmålene være åbne eller lukkede, og næst: Hhvornår er det smart at bruge hvad? Det nemme (og irriterende) svar på det spørgsmål er, at det afhænger af situationen, og hvor i dit procesdesign du er. Men ligegyldigt hvad så stil kun et spørgsmål ad gangen. 

Alt for mange får stillet flere spørgsmål på en gang, og det kan gøre, at deltagerne selv vælger eller mister fokus. Her kan det være en fordel, at du forbereder dig med to-tre spørgsmål, som du kan bruge til forskellige situationer undervejs i mødet. 

Indenfor facilitering kan man have forskellige svartyper. Nedenfor vil jeg præsentere tre forskellige situationer, hvor det kan være godt at have styr på sine svar.  

Scenarie 1

Deltagerne er engageret, men snakker i øst og vest på trods af, at du har sat en tydelig dagsorden. 

Her kan det være godt at have nogle svar klar, som kan styre samtalen hen på formålet med mødet. 

Du kan bruge følgende: 

  • “Tak for det store engagement. Snakken har bevæget sig over i et andet emne. Vi kan lige høre de sidste to inputs og så fokusere på emnet fra dagsordenen”. 
  • “Godt at se, at vi kan brede os ud over emnet. Det er tydeligt, at emnet er vigtigt for jer.
    Jeg vil foreslå, at vi tager et emne ad gangen (og starter med det fra dagsordenen). Hvad tænker I om det?”

Disse svar hjælper dig med at sætte og holde retningen for mødet, så deltagerne ikke kommer væk fra mødets formål. Du har med det tydelige formål derfor rammesat, hvad deltagerne skal fokusere på på mødet, så disse svar hjælper dig videre med dagsordenen

Scenarie 2  

Når en eller flere deltagere fylder for meget i gruppediskussionen. 

I disse situationer er det vigtigt, at du styrer opmærksomheden i rummet, så alle byder ind (eller får mulighed for det). Her kan det være en god idé at: 

  • Starte med at tænke over følgende spørgsmål individuelt og derefter begynde med x (den i gruppen, som har sagt mindst) og så går den i ring. 
  • Sige tak for de mange perspektiver/muligheder/input fra x (en deltager eller faglig afdeling). “Hvad tænker I andre, eller/ hvilke andre perspektiver er der i lokalet?” 

Scenarie 3

Når deltagerne begynder at dvæle for længe ved et emne/punkt, eller snakken går i ring. 

Her kan du med fordel sætte en tidsbegrænsning på, så deltagerne oplever at have mulighed for at afrunde emnet og ikke bare blive “kørt” over: 

  • “Fedt at høre de mange perspektiver. I har nu to minutter til at afrunde emnet inden, at vi bevæger os videre til næste emne”. 
  • “Tak for at dele de mange erfaringer om emnet. Jeg tænker, at vi for nu afrunder emnet og tager de vigtigste pointer med til afrunding”. 

Med disse tre opstillede og uddybede greb har du altså mulighed for at gøre din facilitering flyvende. Alt sammen opsummeret til: Forberedelse. Det er nøglen til at komme i mål med din facilitering og til at opnå bedre mødeledelse.  

Hvis ansvar er det, at nogle møder går godt og andre ikke gør? Det korte – og måske provokerende – svar er: Det er dit
En gruppe mennesker i et rum, der engagerer sig i organisationsudvikling sammen med Tim Struck.
Af Henrik Horn Skab større effekt og bliv en bedre facilitator Da jeg skrev denne artikel, var jeg midt i en konference om et af
En kvinde, der giver en regenerativ præsentation for en gruppe mennesker.
I 1986, hvor den første Top Gun-film kom ud, gik jeg i 6. klasse, og Tom Cruise var ret så sej. Her 36 år efter
Top gun maverick-logo på en mørkeblå baggrund