Hvis ansvar er det, at nogle møder går godt og andre ikke gør? Det korte – og måske provokerende – svar er: Det er dit ansvar som facilitator. Vi kender alle følelsen: Wow, det var et godt møde. Der var ligesom en særlig nerve, vi fik virkelig noget fra hånden. Eller måske følelsen: Vi kommer ingen vegne. Hvorfor i alverden skulle jeg med til det møde. Hvad er det egentlig, der er planen i dag?
Hvis du er ansvarlig for at lede mødet – om det er det daglige kontormøde, workshoppen, konferencen, borgermødet, byggemødet eller hvem-ved-hvad-mødet – så er det dit ansvar, at I kommer i land. Ikke at finde løsningerne, men at hjælpe en proces på vej, der smører hjulene og understøtter muligheden for at komme godt i mål. Deltagerne til gengæld har ansvaret for de konkrete forslag, ideer og indspark undervejs – for indholdet eller produktet om du vil. Din opgave er, at gøre det let at bidrage aktivt og konstruktivt på mødet ved at tage ansvar for form og metode undervejs.
Og her melder spørgsmålet sig: Hvordan?
De fem grundlæggende fokusområder
Når det kommer til facilitering – om det er møder, workshops eller noget helt tredje – så er forberedelse og træning nøgleordene. Du kan ikke læse dig til at blive en god facilitator i praksis – men du kan søge inspiration i teori, metode og erfaringer fra andre. Og du kan hjælpe dig selv med en grundig forberedelse.
1. Forberedelsen
Først og fremmest er det vigtigt, at du gør dig klart, hvad formålet med mødet er. Det er omdrejningspunktet for alt andet. Centrale spørgsmål, du må stille dig selv er: Hvorfor er det vigtigt at holde mødet – hvad er formålet? Hvad skal effekten af det være? Og hvem er de rette deltagere?
Når du har styr på det, kan du begynde at planlægge mere detaljeret, hvordan du vil nå i mål. Hvor skal mødet afholdes? Hvem har hvilke roller? Hvilke metoder vil du benytte dig af? Hvordan introducerer du de enkelte dele af programmet og så videre. Det er din drejebog, som skal hjælpe dig til at skabe en god proces for dine deltagere – og til at prioritere og navigere undervejs, når det uforudsete sker, tiden skrider eller planen på anden vis bliver udfordret.
2. Dig
Din forberedelse hjælper dig et langt stykke hen ad vejen. Men som facilitator er det centralt, at du også er troværdig i rollen. At du tager den på dig. For nogle falder det mere naturligt end for andre. Det er som et par slidte cowboybukser. Jo flere gange du har haft dem på, jo mere behagelige er de. De former sig ligesom efter dig, hvis de har den rette pasform. Andre kommer til at ligge i skabet, fordi de ikke rigtig passer. Sådan er det også i rollen som facilitator. Nogle metoder og greb vil passe godt til dig. Andre kommer aldrig til at føles rigtige. Det vigtige er, at du kaster dig ud i det og prøver noget forskelligt for til sidst at finde din måde at være facilitator på.
Da jeg startede i rollen, tog jeg med forskellige facilitatorer ud og iagttog dem. Lagde mærke til de små – og store ting – de gjorde med ord, krop, tonation, tavle, historier og så videre. Tog noter, prøvede det af, efterspurgte feedback – hvordan virkede det, jeg gjorde? På den måde fandt jeg til sidst en måde, der virkede naturlig for mig.
Ikke alle bryder sig om at være på. Er du nervøs, så prøv først at finde ud af hvorfor. Hvad gør dig nervøs? Frygten for at fejle? Frygten for ikke at kunne svare på spørgsmål? Egne ambitioner? Prøv herefter at finde ind til det, der kan give dig ro i situationen. Hav fx en buddy med, som du er tryg ved og som kan støtte dig. Står du op, så vælg et lille område at stå inden for, så du tvinger din krop i ro. Sæt tryg på alt det nonverbale, der er med til at signalere, at du har styr på det: Stå ret op og ned med plads omkring dig. Brug rolige bevægelser og husk at holde pauser undervejs. Du kan være et espeløv inden i uden forsamlingen opdager det. Tro mig, jeg har prøvet det!
3. Deltagerne
Her hjælper det også at huske på, at vi har ansvaret for processen – ikke for produktet. En af de klassiske fejl, vi kan begå som facilitatorer er at tro, at fordi vi styrer processen, så er det også os, der skal tale mest – eller have svar på alle spørgsmål. Det skal vi ikke. Tværtimod. Vi skal have deltagerne i spil. Engagement og motivation kommer ikke af at kigge på. Det kommer af at deltage. Og deltagelse er der kun plads til, hvis du som facilitator træder tilbage og giver deltagerne plads i store dele af processen. Tænk det ind allerede i forberedelsen: Hvornår er du selv på, og hvornår skal deltagerne på banen? Og når de er på banen, hvad er de så på banen med? Hvad skal de gøre? Hvordan aktiverer du dem godt?
Deltagerne er mange facetterede og det skal din facilitering kunne rumme. Så om end du skal finde din måde at være den gode facilitator på, så er det vigtigt, at du tager hensyn til, at ikke alle er som dig. Indstil din radar på dem og vær nysgerrig. Hvem er med? Hvem har du ikke helt på banen? Hvis der er modstand: Hvorfor er den der? Hvad handler det om og hvad er årsagen? Spørg, spørg, spørg.
Pas på med at gå i forklar-mig-røv, hvor du forsvarer dine tiltag. Her lytter du ikke. Prøv i stedet at være nysgerrig på, hvorfor nogle har et andet perspektiv end andre. Det giver tryghed og tillid som deltager og modstanden forsvinder ikke ved, at du tier den ihjel. Langt de fleste har gode intentioner og gode grunde til at handle som de gør. Måske har de set noget, som du eller de andre ikke har.
Og hvis du er lykkes særligt godt med at invitere en eller flere af deltagerne ind og oplever, at de fylder for meget, så pas på med at holde både blik og krop orienteret mod dem. Det inviterer til at sige mere – du beder nærmest om det nonverbalt. Prøv i stedet at trække dig lidt væk, vende brystkassen væk fra vedkommende eller stille dig med siden til. Det hjælper til at lukke af på en venlig måde, uden du behøver at bruge så mange ord.
4. Rummet
Det fjerde fokuspunkt er rummet I er i. Det betyder uendeligt meget for den energi og de input, du kan generere på mødet. Er lokalet til den lille side i forhold til antallet af mennesker og udsynet dårligt, kommer du på overarbejde. Er det mørkt og varmt, bliver man hurtigere træt.
Typen af møde er bestemmende for typen af lokale. Skal du have et idéudviklingsmøde, så tænk gerne i, hvordan lokalet kan være med til at understøtte det. Der er en grund til at reklamebureauer og andre kreative virksomheder er indrettet, som de er. Ligesom et beslutningsmøde, der måske skal gå lidt tjept, har svære kår i sofagruppen. Hvis du har brug for at hænge plancher, papkort, post-it eller andet op undervejs, er det vigtigt, at der er plads til det.
Bordopstillingen skal passe til seancen – ikke omvendt. Træf et aktivt valg frem for at tage den opstilling der nu engang er – hvis det er muligt. Det betyder noget for energien og engagementet undervejs. Og energien er den, der holder os fast, hjælper os på vej og gør det hele lidt lettere.
5. Energien
Her har du en særlig rolle. Vi har alle et naturligt energispænd. Det spænd, der går fra, at alt er gået galt om morgenen, jeg er bagud og humøret er ikke i top til der, hvor alt kører og jeg er i hopla. For nogle er det spænd større end for andre, men for alle gælder det, at er du facilitator, så smitter din energi af på gruppen. Du kan ikke forvente, at deltagerne kommer op i gear, hvis du selv indleder med opgivende tone eller lader dit pres smitte af på gruppen. Her er det med at tage den professionelle kappe på og træde ind på scenen med et vist minimum af energi.
Tag ansvar for energien undervejs. Selv bruger jeg blandt andet musik til at komme i gear. Er jeg presset spiller jeg musik, der får mig i godt humør. Er deltagerne trætte, spiller jeg musik i pauserne efter deres smag – gerne med lidt danserytmer i sig. Og er der brug for ro kommer den helt stille tænksomme musik på. Det giver et break. Uanset hvad du gør så vid, at din energi smitter af på andre – både når humøret er højt og når skuldrene hænger.
Også her kan du gøre rigtig meget nonverbalt. Ønsker du at slå tempoet ned eller måske skrue det op, så tal en anelse langsommere eller hurtigere – ikke meget, bare lidt. Og underbyg gerne med dit kropssprog – rolige bevægelser giver roligt tempo, hurtige bevægelser sætter tempoet op. Du behøver ikke at sige: ”Vi har travlt”.
Py-ha. Skal der virkelig så meget til, tænker du sikkert nu. Det korte svar er ja, hvis du vil være en af dem, der leder ”wow-møderne”. Og mon ikke du hellere vil være i spidsen for dem end for ”argh-gab-what-møderne”?