Arbejd med dit mødedesign, og hold mere effektive møder

af Promentum A/S | maj 30, 2023 | Artikel

Mødedesign er en del af Promentums SMØR-model, som giver dig, der bedriver procesledelse et strategisk blik for dine processer. SMØR er et akronym for:

S – Strategisk Procesdesign

M – Mødedesign

Ø – Øjebliksfacilitering

R – Resultatet

Denne model kan fungere som et intuitivt værktøj til at komme rundt om de væsentligste elementer af den gode proces. I sidste uge blev vi klogere på S’et, da vi udfoldede det strategiske procesdesign. I denne uge vil vi kigge nærmere på mødedesign, og du vil bl.a. blive introduceret til et værktøj, der kan gøre dine møder mere engagerende og nemmere at deltage i. Du vil få den kritiske tjekliste, der sikrer, at du kommer hele vejen rundt om mødet, og sidst men ikke mindst får du en skabelon til orkestrering af det mesterlige møde.

Mødedesignet

Hvor S’et giver os den overordnede kontekst, så giver M’et os det nøje planlagte design for den enkelte proces. Mødedesign skal hjælpe dig til både at kigge på formål og udbytte for mødet – det vi kan kalde for indholdsdelen: Hvordan når vi frem til dette indhold? Hvad er planen for at komme derhen, og hvordan skaber vi de bedste rammer for, at deltagerne kan involvere sig i processen?

90% af mødedeltagere dagdrømmer under møder

En nyere undersøgelse viser, at 90% af alle mødedeltagere indrømmer at dagdrømme under møder. Og så er der selvfølgelig de sidste 10%. Som sover. Spøg til side. Men er det ikke tankevækkende, at hele 90% zoner ud i en sådan grad, at de dagdrømmer under møder?

I sidste uge snakkede jeg med en tidligere kollega, der fortalte mig om et møde, han havde været til, hvor mødelederen havde snakket under stort set hele mødet. Der var tidspunkter undervejs, hvor mødelederen havde kamufleret et svar ved at stille et spørgsmål. Mødelederen havde f.eks. sagt “Hvad tænker I om dette problem?”. Og efter 3 sekunder fortsat med: “Hvis I havde spurgt mig om dette, så ville jeg svare…”.

Desværre er denne type af adfærd, hvor en mødeleder ikke giver tid til, at deltagerne kan tænke og svare på spørgsmålet ikke så usædvanligt, som man kunne forestille sig. Mødelederen selv kan tolke det som manglende engagement eller dårlig deltagelse, men i virkeligheden bunder det ofte i tvivl. Tvivl om hvorvidt spørgsmålet var det rette, om deltagerne har forstået det sagte eller svært ved at være i stilheden.

Så hvordan sikrer man så, at deltagerne ikke dagdrømmer, svarer på mails eller falder i søvn under et møde?

Svaret er forberedelse og mødedesign, for det er nøglen til din succes, og du kan forberede dig struktureret med FUPP.

Gør din forberedelse nemmere med FUPP

FUPP er et simpelt og praktisk  mødeledelsesværktøj, som kan hjælpe dig med at huske de vigtigste elementer i dit møde. FUPP hjælper dig også til at opbygge legitimitet som procesleder, da forventningerne til processen i form af formål, udbytte, personer og proces ekspliciterer det, som tiden skal bruges til og kan fungere som forhandlingsanker. 

FUPP står for:

  1. Formål – Hvorfor er vi samlet?
  2. Udbytte – Hvad er det konkret, vi skal have med, når vi går fra mødet?
  3. Personer – For at lykkes med ovenstående: Hvilke deltagere/interessenter er så nødvendige?
    • Hvordan får vi sat disse deltagere bedst i spil?
    • Hvordan tydeliggør jeg de forskellige personers rolle i relevans til mødet?
  1. Proces – Hvordan er dagen struktureret bedst muligt for at involvere deltagerne igennem processen?

Formål

Det altoverskyggende i et mødedesign er tydelighed om mødets formål: Hvorfor er vi samlet?

Hvis dette står uklart, så har du som procesleder glemt at prime (forberede) dine deltagere til, hvordan de bedst muligt bliver sat i spil, og dermed misset chancen for at engagere dem mest muligt. Det handler basalt set om at gøre deltagelsen for deltagerne så nem som mulig.
Priming af deltagerne handler om at stimulere og forberede deltagernes tanker og forestillinger om, hvorfor netop de er en del af mødet og hvad de skal bidrage med.

Et eksempel fra hverdagen:

I sidste uge havde jeg min datter med på museum for første gang. Her primede jeg hende til, at hvis der er snor foran et billede, så må man ikke røre billedet eller gå bag snoren. Så det gjorde hun kun en til to (hundrede) gange. 

Min pointe er, at bare fordi du primer dine kolleger til noget i en situation, så er det ikke ensbetydende med, at de hører efter (/læser det du skriver). 

For nyligt snakkede jeg med en deltager, der sagde, at hvis ikke der var et formål med en mødeindkaldelse, så behøvede de i deres organisation ikke at møde op. Derudover sagde han, at i nogle afdelinger, hvis ikke der stod specifikt, hvorfor den enkelte deltager skulle være til mødet, så var deltagerne ikke forpligtet til at være der. Det er virkelig et interessant greb at bruge, fordi det gør, at proceslederen skal gøre sig overvejelser om de forskellige deltagers relevans. Den overvejelse sikrer, at man ikke bare inviterer fordi “sådan plejer vi at gøre” eller “nu har vi inviteret to fra ledergruppen, så kan vi ligeså godt invitere dem alle”.

Når der er styr på det overordnede formål for mødet, så er vi klar til at bevæge os videre til det mere konkrete.

Udbytte

Udbyttet skal være det manifesterede, som man tager med sig fra processen. Det vil ofte være noget mere konkret, som man kan sætte tjek/hak ved, om man har fået gjort.

Det kan være nogle beslutninger som man har truffet, en konkret plan man er nået frem til, tre konkrete ideer til løsningen på en given problematik, som man står over for osv. 

Udbyttet adskiller sig fra formål ved at være mere konkret og det, som er skabt gennem mødet.

Udbyttet skal hjælpe dig til at holde øjnene på bolde, når deltagerne begynder at tage deres egne dagsordner og interesser frem.

Personer

Det grundlæggende spørgsmål, der kan være godt at stille sig selv, ligger i forlængelse af overvejelserne af formål:

  1. Hvorfor er netop denne person til stede i lokalet?

Skal deltageren være en del af det efterfølgende arbejde, byde ind med viden undervejs eller sidde med mandat til at træffe beslutninger?

En måde at overveje sine deltageres roller på til mødet ved større processer er at opstille kriterier. Det kan fx være følgende to:

  1. Indflydelser på beslutninger i processen
  2. Hvor aktive deltagerne skal være for, at processen bliver en succes

Ved først at finde frem til formålet og udbyttet med mødet bliver det nemmere at finde frem til, hvilke deltagere, der er nødvendige at have med til mødet. På den måde sidder deltagerne med til mødet, når de er relevante – ikke bare fordi de synes, det er spændende, eller fordi det er sådan, vi “plejer” at gøre det.

Proces 

Processen er måden, hvorpå du bedst muligt kommer frem til formålet og det ønskede udbytte med øje for de personer, du har med i processen. Her kan du med fordel gøre brug af en drejebog. 

Drejebogen har sin oprindelse fra teaterstykker fra 1800-tallet. Her blev manuskriptet skrevet på det, der kaldes “cue-cards”. Cue-cards var guidelines for, hvordan deltagerne skulle agere i stykket (/processen).

Vi kan aldrig styre processen helt, når vi arbejder som procesledere, men vi kan hjælpe os selv til at kunne navigere i den kompleksitet, der opstår undervejs. Her hjælper drejebogen dig særligt med to ting: 

  1. Dens struktur gør det nemmere for dig at navigere i, hvor du er, og hvor du bevæger dig hen
  2. Samtidig hjælper den dig til at kunne visualisere processen i din forberedelse

Disse overvejelser er essentielle, så du kan foregribe nogle af de situationer, der kan opstå i øjebliksfaciliteringen, som vi kommer til at arbejde mere med i næste artikel om emnet.

Formål for drejebog

Drejebogens formål er at hjælpe dig med at have det forkromede overblik over processen. Det kan være ved at have tekniske anvisninger undervejs i processen i form af:

  • Specifikke spørgsmål som fx: Skal spørgsmålet åbne op for diskussion (indgangsspørgsmål) eller være mere konkluderende (udgangsspørgsmål)?
  • Vendinger, som kan hjælpe dig frem i processen, når der opstår “kendte” situationer, som når deltagerne er engagerede, men snakker i øst og vest på trods af, at du har sat en tydelig dagsorden. Her kan det være godt at have vendinger klar, som kan styre samtalen hen på formålet med mødet. Det kunne være følgende: “Tak for det store engagement. Snakken har bevæget sig over i et andet emne. Vi kan lige høre de sidste to inputs og så fokusere på emnet fra dagsordenen“.
  • Specifikke instruktioner, der kan være særligt vigtige undervejs i øvelserne. Det kan fx. være at fortælle deltagerne, at der kun skal en ting per post-it/papkort. 
  • Tydelige instruktioner til specifikke øvelser.

Det vigtige med drejebogen er ikke at se den, som løsningen på processen, men i højere grad som rammen for processen og heri at kunne bevæge sig mere flydende som procesleder.

Drejebogen – din detaljerede designproces

Formål
Udbytte
Personer
Proces
TidAktivitet
Hvordan Bemærkning/hvorfor?
Brug ovenstående skema til at holde styr på drejebog

Når du har styr på dit mødedesign, så kan du ligeså godt få styr på de mere lavpraktiske ting. Her har jeg skrevet en kort tjekliste med ting, som jeg minder mig selv om. 

Bare fordi jeg hader at blive overrasket og elsker at have styr på tingene.

Tjekliste til dit næste møde

To-doDato
Book et mødelokale med de rette rammer:
– Vægplads
– Projektor
– Whiteboard og/eller flipcharts
– Plads til rumopsætning og bordopstilling
– Hybridmøde-deltagelse
Lav en liste over relevante personer til mødet
Mødeindkaldelse med
– Tydeligt formål og udbytte
– Relevant information til deltagerne: pre-reads el. lign.
– Opgaver, som deltagerne skal forberede sig på (“priming”)
Hav styr på materialerne og lokalet til mødet:
– Hand-outs
– Flipcharts, post-its, dagsorden til at være synlig ved processen
– Powerpoint
Opsamling på mødet
– Skal der være en referent til mødet?
– Hvordan følges der op på mødet?
– Handlingsplan for, hvem der gør hvad m.m.
– Næste møde

Inspiration til bordopsætning

Vil du læse mere om mødedesign og procesledelse, så har Klaus Bakdal og Sebastian Rasmusson udgivet bogen ‘Den praktiske procesleder’, som du kan købe lige her.