Mødedesign er en del af Promentums SMØR-model, som giver dig, der bedriver procesledelse et strategisk blik for dine processer. SMØR er et akronym for:
S – Strategisk Procesdesign
M – Mødedesign
Ø – Øjebliksfacilitering
R – Resultatet.
Denne model kan fungere som et intuitivt værktøj til at komme rundt om de væsentligste elementer af den gode proces.
Øjebliksfacilitering
De to foregående behandlede niveauer – strategisk design og mødedesign – har ordet design til fælles. Når man designer det enkelte møde eller designer en mere overordnet procesramme, så sker det naturligvis forud. Man sidder torsdag og planlægger, hvad der skal ske til mødet næste tirsdag. Designtænkning vil altid have en tidsforskydning, hvor strukturer, rækkefølger og lignende fastsættes først, og dernæst skal bringes til anvendelse.
“Brug af powerpoints signalerer, at alt det skægge har fundet sted tidligere”, hørte jeg en klog mand sige engang. Vi kan også sige, at “vi er nødt til at have en plan (design), for at have noget at afvige fra (øjeblik)”. Eller som det lyder i John Lennons ofte brugte citat “life is what happens to you, while you’re busy making other plans”.
Øjebliksfacilitering handler om det faktisk hændte, lige mens det hænder. Forberedelsen bliver indhentet af begivenheden, eller også er det den anden vej på tidsaksen; at forestillingen om begivenheden bliver indhentet af det faktisk hændte.
Øjebliksfacilitering er det, vi må ty til, når flowet ikke optræder gnidningsfrit af sig selv – eller retteligt af vores forberedelse og vores forhåbninger. Når deltagerne alligevel ikke har læst det fremsendte. Når linket til den digitale enhed i Randers hakker, og man må ty til en gammeldags telefonlinje. Når beslutningsmødet viser sig ikke at være beslutningsdygtigt eller når nogle gerne vil og allerede er gået i gang, mens andre fortsat har kritiske spørgsmål for overhovedet at acceptere præmissen.
Øjebliksfacilitering er principelt alt det opståede ved en begivenhed, som man ikke har kunne regne ud på forhånd, og som ikke desto mindre fremstår betydningsfuldt.
Og her kommer balladen: ofte ser vi forbi det faktisk hændte, fordi vi er mere optagede af noget andet. Vi er mere optagede af, at vores fine design skal følges. Vi er mere optagede af at nå frem til det oprindeligt aftalte. Vi er mere optagede af andres agtelse eller påskønnelse.
Loyaliteter på spil
Et kernespørgsmål til enhver facilitator, der står i situationer, hvor designets rammer brydes, udfordres eller bliver utilstrækkelige, er: Hvad skal du være loyal overfor, lige nu?
Skal du være loyal overfor design, dagsorden og program, næsten uanset hvad? Skal du være loyal overfor den gode professionelle stemning og orden? Skal du være loyal overfor begivenhedens formodede udbytte? Eller hvad?
Giv det en tanke. Hvad bliver du typisk loyal overfor i dine umiddelbare handlinger, når du står med ansvar midt i uforudsigeligheden og i det opståede? Og spørg dernæst dig selv: Er det ok?
Man kan som hovedregel kun være loyal overfor én ting ad gangen. Insisterer du på programmet, så er du loyal overfor det. Tager du en bordet-rundt-runde med deltagernes umiddelbare betragtninger, så er du loyal overfor noget andet. Suspenderer du mødet, indtil der er afklaring fra højere sted, så er du loyal overfor noget tredje.
Og her kommer den hårde påstand: De fleste er tilskyndet til i den øjeblikkelige situation at være mest loyal overfor det, der umiddelbart giver dem selv mest ro. Er man nervøs for at falde med, hvis programmet risikerer at falde, så er man formodentlig mest loyal overfor programmet. Hvis man som facilitator gebærder sig bedst i konsensus og dialogisk fordragelighed, så er man nok mest tilskyndet til loyaliteter, der handler om både-og og det ene udelukker ikke det andet. Og så videre.
Problemet er blot, at det du som facilitator er loyal overfor på vegne af dit eget sinds ro, langt fra nødvendigvis er det, som begivenheden og det opståede øjeblik har brug for af loyalitet.
Så hvordan kan man tåle en uro eller en ubalance i sit eget system længe nok til, at noget opstået kan sætte sig, så det er muligt at undersøge og vurdere, om det er tilstrækkelig væsentligt til at skubbe noget andet væk?
Hvis I midt i en beslutningsfase på et møde konfronteres med, at der er noget galt med præmisserne for beslutningsgrundlaget, hvad bør man da være mest loyal overfor? Hvis fem deltagere har forberedt sig som aftalt, og to ikke har, hvad skal man da være mest loyal overfor? Hvis en latent professionel konflikt pludselig åbenbarer sig midt i en brainstorm, hvad skal man da helst være loyal overfor?
Der kan i sagens natur ikke gives færdige svar på disse (og uendeligheden af tilsvarende) scenarier. Det vil altid komme an på…
Netop dette er udfordringen i øjebliksfacilitering. I én forstand er det potentielt enkelt: Noget var planlagt, aftalt eller forud antaget, og noget andet bryder hermed. Det ene overfor det andet. I en anden forstand handler øjebliksfacilitering om, at kompleksiteten manifesterer sig i sprækkerne mellem de forenklinger, der i øvrigt er produceret på begivenhedens vegne. Programmet, bordopstillingen, dagsordenen, det forberedte slideshow.
Hvad man skal gøre, kommer an på hele summen af det forenklede (der sker noget andet end det forventede) og det komplekse (nu roder det hele da rundt).
Inden vi fortvivles over hele dette forenklings-kompleksitetscirkus i et opstået øjeblik, så har overskriften om loyalitet måske noget at byde på. Ligesom det kan være lærerigt for en facilitator at grunde over egne loyaliteter midt i det opståede, kan samme overvejelse anvendes af facilitatoren i sit forsøg på at vælge handling og attitude lige der midt i det hele: Hvad mon deltagerne er loyale overfor, siden de handler, som de gør? Når forventningen er en skov af hænder med spørgsmål, men virkeligheden er larmende tavshed, hvad er deltagerne mon da loyale overfor? Når nogle går med og andre tøver, hvad er de mon så loyale overfor? Og så videre.
Det kan være en god tanke at gøre sig, og ikke mindst et godt spørgsmål at stille: Når I gør som I gør, hvad er I så loyale overfor? Spørgsmålet kan i sagens natur stilles på mange måder, men det kan være en god grundtone at have i baglommen, når man ikke helt forstår, hvad der foregår, eller ikke kan komme på, hvad der skal til for at komme videre:
- Hvad er I loyale overfor, lige nu?
- Hvad skal vi helst være loyale overfor, for at begivenheden får den bedst mulige virkning?
- Når I fortsat er uenige og går i ring i gruppen, kan I få øje på hvilke loyaliteter, der er på spil?
- Jeg kan godt mærke jeg lige nu er mest loyal overfor det oprindelige program. Skal vi justere på det?
Fortsæt selv listen.
Cowboy-tricks
En gordisk knude løses ved, at man skærer den midt over. Vi kan også tage bestik af kompleksiteten i øjebliksfacilitering ved at producere en liste af mulige knive, der kan skære gennem knuderne. Med forsigtighed og påpasselighed, ganske uden behørigt hensyn til konteksters forskellighed, men ikke desto mindre:
Sig hvad du ser (ikke hvad du tolker)
Ofte får vores tolkninger overhånd i relation til de iagttagelser, som de er tolkning af. Vi får tænkt “de er uinteresserede”, hvis de er tavse, i stedet for at nøjes med iagttagelsen af tavshed. Eller at “hun er også så krakilsk”, i stedet for at standse ved, at hun stiller mange spørgsmål.
Bring iagttagelsen frem ved øjeblikssituationer, og facilitér herfra. Læg frem hvad du iagttager, og undlad tolkninger og undlad som hovedregel at trække konsekvenser. Sig hvad du ser, og lad deltagerne vide du egentlig stiller et spørgsmål til situationen og til det videre forløb:
- Jeg troede instruktionen var klar, men jeg kan se mange af jer tøver.
- Nu vil nogen noget, og andre noget andet. Så her står vi.
- Jeg havde oprindeligt tænkt denne instruktion til at vare 15 minutter. Nu er der gået 20, og der er stadig mange af jer, der har spørgsmål.
Skab et mellemrum
Tidspresset, i ganske radikal forstand, er ofte en forhindrende præmis for virksom øjebliksfacilitering. At tænke i et princip om at skabe et mellemrum, endda et akut et, lige når der er brug for det, kan være ganske hensigtsmæssigt.
Det kan være pausen. Enten at tage en pause på hele begivenhedens vegne, eller at tillade sig selv lige at pausere en stund.
Det kan også være et mellemrum at etablere en forbindelse bagud eller fremad i tid. “Oprindeligt var det hensigten vi skulle beslutte i dag, men lige nu taler vi mere om anfægtelser og helt nye idéer”.
Et mellemrum kan også være ren attitude, som er vanskelig at gengive her på tekst. Et ansigtsudtryk, en bevægelse i stolen, et skiftende blik rundt på deltagerne. At gøre noget uden rigtigt at gøre noget, i første omgang blot for på kort sigt at lade tiden gøre sit arbejde.
Et mellemrum kan også være fortsættelsen af sætninger som disse:
- Okay, lad mig lige summere op…
- Situationen lige nu lader til at være den, at…
- Hvis vi lige tager et skridt baglæns/hvis vi lige løfter os en lille tand fra det aktuelle…
Instruer/kommentér uafsluttet
Det kan virke vanvittigt, men der kan være meget hjælp i det uafsluttede. Faktisk at starte en sætning, en attitude, en bevægelse, men ikke gøre den færdig. Tåle et sekunds akavet stemning, og derfra se hvordan systemet reagerer. At tænke det uafsluttede som en invitation. Det uafsluttede er også at starte noget, og antage at andre afslutter det, så snart de opdager, man ikke selv gør det.
- Så, når vi alligevel ikke kan blive enige om det her…
- Okay, måske det vigtigste lige nu er…
- Okay, nogen har læst indkaldelsen, andre har ikke…
- Vi er endnu ikke fuldtallige, selvom klokken er fem over…
Hvornår slutter et øjeblik?
Vi kunne også spørge, hvornår det starter, eller hvor lang tid et øjeblik varer. Der kan være mange praktiske og mange filosofiske vinkler ind i sådan et spørgsmål, og måske det egentlig er ganske enkelt:
Et øjeblik er en undtagelse fra- eller afbrydelse af den tidsforestilling, der ellers herskede.
Der hersker altså en vis orden, der har med tid og rækkefølger at gøre. Programpunkter vi lægger i rækkefølge, uanset om vi er bevidste om de præmisser, der følger med, når vi lægger dem i rækkefølge. Eller de antagelser vi har forud om, hvordan deltagerne vil agere som deltagere. Eller om deres parathed til at følge vores program. Eller – eller – eller…
Tidsforestillingen, der ellers herskede, kan vi næsten sætte lig designs. Eller vi kan sige, at en begivenhed er præget af flow, lige indtil den ikke er, og så optræder der behov for øjebliksfacilitering.
Vi kan derfor ikke tidsafgrænse øjeblikke, men vi kan forstå alt det, der hersker rundt om det, som noget med tid og rækkefølger. Akkurat som hullet i vaniljekransen, eller en passage, der kun er en passage i kraft af bygningerne omkring den.
At forberede sig på betydende øjeblikke, at skulle facilitere, står derfor vinkelret på facilitering som design og design-udøvelse. Men det betyder ikke, man behøver stå uden parathed eller uden særskilt ansvar.
En tennisspiller, der skal returnere en serv, står alt andet end lasket og ligegyldig, der bag baglinjen. Han er parat på alle måder, og forsøger at forvalte sit ansvar for spil og sejrschancer. Men hvornår serven kommer, om den kommer til højre eller venstre, om den er hård eller skruet, det kan han intet vide om.
Tilsvarende for (øjebliks)facilitatorer: De ved, har erkendt og accepteret, at den gode begivenhed ikke er lig en snorlige udrulning af det forberedte. Livet, væsentligheder, krusninger, bekymringer, latente konflikter, forhåbninger og alt muligt mere, vil alligevel finde vej til overfladen.
At udvise ansvar er også at svare an på det hændte. Som den, der skal returnere i tennis. Det hændte hænder, og det skal man besvare med sin egen ageren, så hensigtsmæssigt og relevant som muligt.
Måske det reaktive element til tider er overset i facilitering? At vores bestræbelser på at begå virkningsfulde designs og planer, til tider kan spærre blikket for, at det hændte først hænder, når det faktisk hænder.
