5 råd til dig, der har brug for et hurtigt fix
Der findes utallige hyldemeter bøger om projektledelse. Om værktøjer og metoder til udvikling, gennemførsel og afvikling af projekter. Religioner, der enten sværger til den klassiske plandrevne tilgang (vandfaldsmodellen er en af dem), agil projektledelse (hvor blandt andet Scrum er en metode inden for) eller Half Double som søger at kombinere de to i en helt tredje.
Alle repræsenterer gode og solide principper, værktøjer og metoder – men ingen af dem holder en-til-en til mødet med virkeligheden. For ingen af dem rummer virkelighedens kompleksitet. Naturligt nok.
Virkeligheden har ikke læst bøgerne – eller været på kurset
Virkeligheden har ikke læst bøgerne – eller været på kurset. I virkelighedens projektverden skal der hugges en hæl og klippes en tå på daglig basis. Værktøjer og metoder hjælper. I den grad. Men de kan ikke stå alene. For hvad gør du, når du ikke har den projektgruppe, teorierne siger, du skal have? Når driften blander sig i projektet, og tiden ikke står mål med ambitionerne? Hvad så?
Så hugger du en hæl og klipper en tå. Improviserer klogt eller… springer over, hvor gærdet er lavest.
At være projektleder er på den ene side den der helt fantastiske mulighed for at være med til at skabe de forandringer, der gør en positiv forskel. Muligheden for at påvirke og forme en lille bid af fremtiden. Samtidig er det frustrerende, utaknemmeligt og lidt af en op ad bakke-oplevelse for nogle.
Den korte version tak…
Hvis du er, som projektledere er flest, så er et par quick-fixes lige det, du står og mangler. Så skåret ind til benet, hvad er så de gode råd? Her kommer 5 bud på dem.
1. Få styr på fundamentet ellers vælter huset
Alt, alt for mange projekter kommer i gang på et uklart grundlag. Vi jagter leverancer og milepæle, før vi ved, hvad vi jagter dem for.
Som projektleder skal du tage forhandlingen af projekttrekanten – projektets scope om du vil – alvorligt. Det er din kontrakt. Det, projektet bør prioriteres efter. Helt lavpraktisk er det balancen mellem det, du forventes at levere (leverancerne i en given kvalitet), den tid, du har til rådighed (start og slut for projektet) og de ressourcer, du er blevet tildelt (budget og mandetimer) for at opnå en aftalt effekt (projektets ambition).
Når fundamentet bliver uklart, bliver opgaveløsningen det også. Så første fokus bør være et klart – så klart som muligt – fundament.
Kan du svare på følgende spørgsmål:
- Hvad er formålet/formålene med projektet? Hvorfor er det vigtigt? Og for hvem?
- Hvordan bidrager det til den overordnede forretningsstrategi?
- Hvornår er I lykkes? Hvad er ambitionsniveauet (succeskriterierne, effektmålene, målene, de ønskede gevinster afhængig af det sprog I taler I din organisation)?
- Hvad er leverancerne helt præcist? Og hvordan skal de hjælpe den ønskede effekt på vej?
- Hvilke ressourcer har du at gøre godt med? Hvor længe?
- Hvornår skal I være færdige?
Hvis ikke du kan svare på ovenstående spørgsmål, så er det tid at trykke på pauseknappen og finde svarene. Spørg din projektejer – eller din nærmeste leder, hvis du er en af de mange, der ikke har en officiel projektejer eller styregruppe.
Jeg garanterer, at tager du dig tiden til lige at standse op og få et overblik, kommer den tifold igen. Du har ganske enkelt ikke tid til at lade være!
Saml din projektgruppe – hvis du har en – eller bed et par kolleger om hjælp til at komme med et kvalificeret bud. De grundlæggende værktøjer som fx målformuleringen, interessentanalysen og milepælsplanen hjælper dig. Brug dem. 30 minutter er bedre end ingen minutter – 3 timer er klart bedre end 30 minutter. Jeg garanterer, at tager du dig tiden til lige at standse op og få et overblik, kommer den tifold igen. Du har ganske enkelt ikke tid til at lade være!
2. Afklar dit mandat og vær sikker på rollefordelingen
Når mandatet er uklart, eller hvem der har ansvaret for hvad fortaber sig i tåger, så vil du møde den ene betonklods på din vej gennem projektet efter den anden, der udfordrer projektets fremdrift. Derfor: Hjælp dig selv og afklar, hvem der har hvilke roller, ansvar og mandat i projektet. Uagtet, om du har en officiel styregruppe, referer til din daglige leder eller måske flere ledere i driften, så er det centralt for dig at vide, hvem du referer til i projektet samt, hvad dit mandat og råderum er.
Er du usikker på det, så spørg i første omgang din nærmeste leder. Eller tag taktstokken i egen hånd og kom med en anbefaling. Hvem er vigtige at have med i projektet? Hvorfor og i hvilken rolle? Vigtige spørgsmål at stille dig selv:
- Ved jeg, hvem der træffer beslutninger i projektet? Og er det de rette i forhold til at lykkes med projektet?
- Kender jeg mit mandat og råderum? Og er det passende i forhold til projektets omfang?
- Har jeg de nødvendige ressourcer (mandetimer til at løfte opgaverne i projektet) til at indfri ambitionen i projektet?
- Har jeg opbakning fra styregruppen? Hvis nej: Hvad skal der til for at få den? Hvad holder dem tilbage?
- Har jeg mere end en styregruppe, jeg skal forholde mig til (som fx i et byggeprojekt, hvor der både er interne og eksterne beslutningstagere). Hvis ja: Hvad betyder det for min kommunikation og ledelse af projektet?
- Har jeg selv mere end én rolle (fx både projektleder og projektdeltager)? Hvis ja: hvordan sikrer jeg en sund balance mellem de to? Og er det hensigtgsmæssigt?
Det er naturligvis ikke givet, at du kan ændre organiseringen uagtet om den er hensigtsmæssig for projektet eller ej. Men alene det at kende præmisserne hjælper til at identificere dine workarounds.
3. Led dig selv, så du kan lede andre godt
Dit absolut vigtigste værktøj er – måske – din evne til at lede indad. Til kontinuerligt at reflektere over egen adfærd i relation til andres. Jo bedre du kender dig selv – styrker, svagheder, præferencer og fortællinger – desto bedre er dit udgangspunkt for at lede andre. At sætte tid af til at reflektere over egen adfærd – det jeg gør, virker det efter hensigten? – hjælper med at identificere de små justeringer, du hele tiden bør gøre dig som projektleder, når du skal have mennesker i en skøn forening til sammen at skabe resultater.
I en travl hverdag kan det hurtigt blive sorteret fra og hamsterhjulet tage over. Sker det, er risikoen, at vi slet ikke får øje på de mønstre, vi selv er med til at skabe gennem vores handlinger som er uhensigtsmæssige. Det kan være, at du har en forkærlighed for at kommunikere via mail, men ikke rigtig kan få folk til at levere det aftalte og derfor skal bruge mere tid på opfølgning.
Tager du dig tid til at tænke over, hvad du gør, hvorfor, og om det virker efter hensigten, så bliver det også nemmere at identificere de ofte helt små justeringer, der kan gøre en verden til forskel. Eksempler på spørgsmål, du med fordel kan stille dig selv, er:
- Hvad har jeg i denne uge gjort, der virkede godt? Hvorfor virkede det godt?
- Hvad kan jeg med fordel blive bedre til? Hvorfor? Og hvordan?
- Hvad har jeg gjort, der er med til at styrke projektgruppen – eller dem, der arbejder på projektet?
- Har jeg tillid til dem, jeg samarbejder med? Har de tillid til mig? Hvis ikke: Hvad skal der til for at få den?
- …fortsæt listen – nu har du tiden, og du ved godt, hvad du tumler med
At tage sig tid til at reflektere over egen adfærd i relation til andres er centralt, fordi du herigennem kontinuerligt udvikler dig – personligt og i de relationer, du indgår i. Og når du bliver klogere på dig selv og andre, bliver det også nemmere at projektlede strategisk klogt.
4. Brug dit netværk
Du er ikke alene. Husk det. Også selvom du kan opleve det til tider i projektet. Følelsen af at være den eneste, der trækker projektet i land. Men du er ikke alene. Der er (næsten) altid en kollega, du kan trække på, en relation, der gerne vil hjælpe. Det kræver blot, at du får øje på dem og lader dem hjælpe.
Det er på ingen måde din opgave at løse alt. Det knækker du halsen på. Så plej dit netværk og brug det.
Det er på ingen måde din opgave at løse alt. Det knækker du halsen på. Så plej dit netværk og brug det. Det er meget nemmere at trække en tjeneste fra nogle, der grundlæggende tror på, at du vil dem det godt. Mennesker, du har investeret tid og energi på at lære at kende og forstå.
Spørg dig selv om følgende:
- Hvem har jeg i mit netværk, jeg kan trække på – til hvad?
- Hvad har jeg gjort, der giver dem lyst til at hjælpe?
- Hvordan er mine relationer til de væsentligste interessenter?
- Hvad holder mig tilbage fra at bruge mit netværk/uddelegere opgaver? (hvis det da er tilfældet)
- Har jeg arbejdet for at styrke relationerne i projektgruppen?
- Har jeg alliancer i målgruppen – nogle, der hjælper mig med den løbende implementering og siger til, hvis der er noget, der støjer?
- Har jeg været ude i marken eller leder jeg projektet fra mit skrivebord?
Hvis det sidste er tilfældet så let r…. og kom derud. Det er i virkeligheden, resultaterne i projektet skal skabes. Og i virkeligheden, du styrker dine relationer og bliver klogere på, hvor de lavthængende frugter kan høstes. I virkeligheden du skaber de tillidsfulde relationer, du er dybt afhængig af, hvis ikke du skal ende som den ensomme – lettere bitre – ulv, der oplever at skulle klare alt selv.
5. Pas på dig selv!
Det leder mig frem til det sidste råd i denne omgang: Pas på dig selv! Alt for mange projektledere knokler sig halvt fordærvede i projekter, hvor vilkårene ikke er rimelige. Hvor de nødvendige ressourcer kun er noget, man kan drømme om. Og tiden konstant er knap. Det pres, der er på din leder, bliver presset videre ned. Og der står du.
Igen: det kan være helt fantastisk at være projektleder, når du kan spille spillet – ved, hvordan du navigerer strategisk klogt og får sagt fra, når præmisserne ikke er rimelige. Nogle gange opdager vi det imidlertid ikke, fordi vi glemmer at kigge op.
Så tag dig her til sidst et øjeblik og tænk over:
- Forestil dig, at din bedste ven stod i din situation: Hvad ville du råde vedkommende til?
- Er det også det, du gør? Hvis ikke: Hvad forhindrer dig?
- Går du glad på arbejde og glad hjem? Hvis ikke: Hvorfor? Og hvad skal der til for at styrke din arbejdsglæde? Hvis ja: Hvad gør dig glad – og hvordan kan du fastholde glæden?
Hvis du vil læse mere om kunsten at være projektleder i en uperfekt verden, så har Ann udgivet en bog om emnet. Den hedder ‘Dit personlige projektlederskab’, og du kan købe den her
Vil du vide mere om projektledelse? Så læs om vores projektlederuddannelse.