Baggrund
En større dansk kommune oplevede stigende kompleksitet i opgaveløsningen. Flere forvaltninger var involveret i de samme borgerforløb, og der var et ønske om at styrke samarbejdet på tværs af organisationen.
Kommunen havde høj faglighed og engagerede medarbejdere, men oplevede samtidig, at opgaver, der krydsede organisatoriske grænser, mistede fremdrift og sammenhæng.
Udfordring
På tværs af forvaltninger opstod der gentagne stop i opgaveløsningen. Sager blev sendt frem og tilbage, beslutninger trak ud, og ansvaret blev uklart i overgange mellem enheder.
Opgaverne bevægede sig ikke i takt med deres faktiske behov, men blev påvirket af organisatoriske skel, hierarkier og indlejrede arbejdsgange.
Det skabte et fragmenteret organisatorisk flow, hvor opgaver mistede retning og momentum, og hvor både kvaliteten i opgaveløsningen og oplevelsen af mening blev svækket.
Vores tilgang
Vi tog afsæt i en forståelse af kommunen som et levende system, hvor opgaver bevæger sig på tværs af fagligheder, relationer og organisatoriske strukturer.
Opgaven blev gjort til det primære organiserende princip – frem for eksisterende strukturer, styringslogikker og organisatoriske skel.
Arbejdet tog udgangspunkt i at frisætte fagligheden, så beslutninger træffes der, hvor den relevante viden er til stede, og hvor opgaven aktuelt befinder sig. Det skabte en mere smidig organisering, hvor forskellige fagligheder løbende kunne kobles på i takt med opgavens behov.
Samtidig arbejdede vi med at opbygge organisationens evne til selv at aflæse, hvor flowet stopper, og handle direkte på det. Målet var at styrke en praksis, hvor ledelse og medarbejdere kontinuerligt kan orientere sig i deres egen opgaveløsning og tilpasse organiseringen i takt med virkeligheden.
Der blev arbejdet systematisk med at identificere og opløse flowstoppere – herunder hierarkiske barrierer, magtstrukturer, organisatoriske siloer og arbejdsgange, som begrænsede opgavernes naturlige bevægelse.
Det konkrete arbejde
Vi gennemførte et tværgående organisationsudviklingsforløb med ledere og nøglemedarbejdere fra de involverede forvaltninger med direkte afsæt i deres fælles opgaveløsning.
Arbejdet bestod blandt andet af:
- Analyse af konkrete borgerforløb med fokus på, hvor og hvorfor opgaver mistede bevægelse
- Fælles refleksionsrum, hvor ledelse og medarbejdere arbejdede med at forstå opgavernes faktiske bevægelsesmønstre på tværs af organisationen
- Identifikation og fjernelse af flowstoppere i praksis – både strukturelle, relationelle og kulturelle
- Justering af organiseringen omkring konkrete opgaver, så fagligheder blev koblet på dér, hvor opgaven kaldte på dem
- Arbejde med at flytte beslutningskompetence tættere på opgaven og de faglige vurderinger
- Løbende eksperimenter med mere smidige samarbejdsformer, hvor opgaven – ikke strukturen – var styrende
Parallelt blev der arbejdet målrettet med organisatorisk læring gennem kontinuerlig refleksion over praksis. Organisationen udviklede en fælles opmærksomhed på, hvordan den kunne aflæse sin egen tilstand og reagere direkte på det, der opstod i opgaveløsningen.
Udbytte
Kommunen oplevede en tydelig styrkelse af det organisatoriske flow på tværs af forvaltninger.
Opgaver bevægede sig mere direkte gennem organisationen uden unødige overdragelser og ventetid, og der opstod større sammenhæng i samarbejdet omkring borgerforløb.
Ledelse og medarbejdere handlede i højere grad med afsæt i opgaven og den faglige vurdering, frem for i eksisterende strukturer og procedurer.
Samtidig udviklede organisationen en tydelig praksis for løbende at aflæse, hvor flowet stopper, og handle direkte på det. Det styrkede kommunens evne til selv at tilpasse sin organisering og skabe fremdrift i opgaveløsningen.
Har du eller din organisation en lignende udfordring?
Så er du velkommen til at kontakte Mikkel Flod Storgaard – der tilbyder en uforpligtende sparringssamtale, hvor I kan vende dine/din organisations udfordringer.
