En motiveret projektgruppe yder en ekstra indsats for projektet, opnår højere kvalitet i opgaveløsningen, er mere hjælpsomme og trives bedre. Der er således større sandsynlighed for at nå i mål med de ønskede leverancer til den ønskede tid, når projektdeltagerne er motiverede.
Motivationen er dermed en menneskelig ressource, som kan bidrage til balance i projekttrekanten. Men hvordan pokker motiverer du som projektleder, når du ikke har formelle ledelsesbeføjelser til at give straf og belønning for arbejdsindsats og resultater?
Den gode nyhed for dig som projektleder er, at du ikke behøver at kunne love projektdeltagere fede bonusser eller forfremmelser for at sikre deres motivation. Alt du behøver er en forståelse for de tre motivationsknapper, som styrker den indre motivation for lige netop jeres projekt.
Ydre og indre motivation
Menneskers motivation kan opdeles i den indre og ydre motivation. Når du vil påvirke din projektgruppe til bedre kvalitet i arbejdet og til at yde en ekstradedikeret indsats, så er det helt afgørende, at du med omhu vælger hvilken motivationstype, du vil øge. Afhængig af hvad du gør, kan du både påvirke den ydre og den indre motivation, og det medfører meget forskellige resultater.
Den ydre motivation påvirkes af belønninger og straf. Når vi mennesker er ydre motiverede, gør vi noget for at opnå en belønning eller for at undgå en straf i sidste ende. Når vi er ydre motiverede, handler vi med blik for, hvad der venter os efterfølgende.
I kontrast hertil står indre motivation, som kommer indefra. Det er den indre drivkraft, vi mærker, når vi bare synes, at en opgave er enormt interessant i sig selv. Det er, når vi kan sidde i timevis og arbejde, fordi vi synes, det er spændende og sjovt. I den indre motivation er belønningen opgaven i sig selv.
Fald ikke i “den ydre motivations”-fælde
Traditionelt set er belønning og straf måden, vi har forsøgt at påvirke motivation til at arbejde. Som projektleder har du formentlig ikke omsiggribende beføjelser til store økonomiske belønninger eller fyringer, men måske har du i stedet forsøgt at påvirke din projektgruppe med ros, sammenlignende evalueringer og kontrolmekanismer, for at se hvor meget din projektgruppe arbejder og hvem, der leverer bedst.
Alt det kan også påvirke projektgruppens ydre motivation. Det kan betyde, at projektgruppen gør det, du gerne vil have på kort sigt. Desværre giver en forøgelse af den ydre motivation langt fra de bedste resultater.
En ydre motiveret projektgruppe vil have en tendens til at springe over, hvor gærdet er lavest, og i nogle tilfælde kan de også finde på at snyde for at komme i mål, for deres adfærd handler kun om at opnå belønningen eller undgå straffen.
Samtidig vil du opleve at have en gruppe, der kun vil lave dét arbejde, som medfører en belønning eller straf. Som projektleder vil du komme på overarbejde med at kaste om dig med pisk og gulerod, for at projektgruppen kommer i mål.
Derfor vil min klare anbefaling til dig være at undgå at falde i “den ydre motivations”-fælde og i stedet rette blikket mod projektgruppens indre motivation.
Indre motivation er nemlig svaret på, hvordan du øger kvaliteten af arbejdet, trivslen i gruppen og tendensen til at yde en ekstra stor indsats for at lykkes.
Den indre motivation kan du påvirke ved at skrue på tre motivationsknapper.
Øg indre motivation gennem de tre motivationsknapper
Alle mennesker har tre psykologiske behov. Når vi oplever, at behovene opfyldes, vil det bidrage til indre motivation. Når du som projektleder kender behovene, kan du være med til at skrue op for dem i jeres projektarbejde og på den måde påvirke den indre motivation. De tre behov er:
Autonomi: Behovet for at have indflydelse, beslutningskraft og ansvar
Kompetence: Behovet for at kunne sætte kompetencer i spil, mestre dem og udvikle sig
Samhørighed: Behovet for at være en del af en betydningsfuld gruppe og føle sig knyttet til andre
Nu er spørgsmålet bare, om rammerne i dit projekt giver mulighed for, at dine projektgruppedeltagerne får opfyldt deres behov? Har projektgruppedeltagerne indflydelse på projektets udformning i tilstrækkelig grad, og kender de deres ansvar og mandat? Har de mulighed for at anvende deres kompetencer og samtidig udvikle sig i projektet? Oplever de at høre til i gruppen og have en god relation til dig og de andre projektgruppedeltagere?
Hvordan skruer du så op for motivationen i dit projekt?
Skru op for autonomi
Du kan skrue op for autonomien ved at vægte, at projektdeltagerne har indflydelse på projektet.
Når man arbejder med målformulering, milepælsplan og løbende justeringer, så er det en kæmpe fordel, når I gør det i fællesskab i projektgruppen. Her er det afgørende, at du som projektleder er åben og lytter til input, da det skal være en reel fælles proces. Med andre ord, hold dig fra pseudoinvolvering, ellers virker det nemlig lige modsat på projektgruppens motivation.
Afklar også gerne fra start med projektejer/styregruppe, hvilke beslutninger I kan tage i projektgruppen, og hvilke der ligger fast fra starten. Det er en god idé at spørge ind til de beslutninger, som allerede er truffet, da det kan opleves mere autonomt, når vi forstår baggrunden for en beslutning. Samtidig kan du også undersøge, hvad der ville være et passende ansvar for hver enkelt projektgruppedeltager, og dernæst er din opgave at udvise tillid til at deltageren kan løfte sit ansvar.
Det øger ofte oplevelsen af autonomi, når deltagerne oplever selv at kunne strukturere sit arbejde og have indflydelse på fastsættelsen af deadline.
Skru op for kompetence
Kompetencebehovet kan opfyldes, når du som projektleder fra starten afklarer hvilke kompetencer, de forskellige projektgruppedeltagere har. De er i projektgruppen, fordi de besidder nogle afgørende evner, og det skal tydeligt fremgå af projektplanen, således at der gives muligheder for, at den enkelte kan lykkes.
Samtidig er det også væsentligt at have blik for projektgruppedeltagernes udviklingsønsker. I dialog kan I finde passende måder at give plads til læring og udvikling. Her er det vigtigt, at du løbende spørger ind til deltagernes oplevelse af arbejdet, samt giver mulighed for sparring og feedback undervejs.
Det er også væsentligt, at der er de rigtige rammer, for at den enkelte kan udfolde sine kompetencer og derigennem kan lykkes. Det betyder, at det er en god idé at indgå ressourcekontrakter med projektgruppedeltagernes ledere, således at de har den tid, der er nødvendig for at lykkes.
Skru op for samhørighed
Gruppens udvikling har afgørende betydning for oplevelsen af samhørighed. Derfor er det vigtigt, at du som projektleder har blik for at facilitere det gode samarbejde og ordentlig kommunikation.
Det er væsentligt at projektgruppedeltagerne kender hinanden og er trygge ved at sige deres mening i gruppen. Som projektleder bør du derfor også have fokus på at opbygge gode relationer mellem projektdeltagerne, og mindst lige så vigtigt er det, at du selv har gode relationer til hver af deltagerne. Mød dine projektgruppedeltagere med interesse og positive forventninger og vær opmærksom på, om det lader til, de har det godt i gruppen.
Som projektleder kan du med fordel tale jeres gruppe op i forhold til den meningsfulde forskel, I er ved at skabe sammen – det skal være attraktivt at være en del af lige præcis jeres projekt.
Start med dig selv
Motivation smitter. Måske har du oplevet at møde ind en grå mandag uden særlig meget energi – men da du møder din kollega, som er i topgodt humør og taler passioneret om jeres arbejde, så mærker du så småt glæden og arbejdslysten brede sig hos dig.
Når du som projektleder er indre motiveret for arbejdet med projektet, så vil det på samme måde forplante sig til din projektgruppe.
Herunder er nogle refleksionsspørgsmål, som kan gøre dig klogere på opfyldelsen af dine egne motivationsbehov. Måske vil de give dig forklaring på, hvorfor du lige nu er topmotiveret eller måske vil de vise dig, hvor du kan justere for at opnå højere grad af indre motivation.
Når du har svaret på spørgsmålene kan det give anledning til en samtale med din projektejer eller styregruppe, hvor du kan få større afklaring og lede op i forhold til at sikre, at du eksempelvis har tilstrækkelig indflydelse og beslutningskraft. Det kan også være, du med fordel kan vende det med din leder og diskutere mulighederne for større autonomi, kompetence og samhørighed på din arbejdsplads.
Spørgsmålene kan du med små justeringer også benytte til dialog med din projektgruppe om deres oplevelse af motivation. Men alene ved at arbejde med din egen motivation vil det gøre en forskel for jeres projekt.
- Oplever du at have tilstrækkelig indflydelse på projektet og dit arbejde med det?
- Oplever du, at du kender dit råderum og mandat?
- Oplever du, at du kan sætte alle dine kompetencer i spil?
- Oplever du at have muligheder for at udvikle dig i projektet?
- Oplever du at have et godt forhold til din projektgruppe?
- Oplever du at have et godt forhold til projektejer/styregruppe?
God fornøjelse med at skrue løs på både dine egne og din projektgruppes motivationsknapper – og nyd så bedre kvalitet, øget trivsel og hjælpsomhed og alle de andre positive effekter af indre motivation – det er en ægte win-win for dig, din projektgruppe, din styregruppe og din organisation.
Indlægget er baseret på Deci og Ryans selvbestemmelsesteori.