Viden

fra os til dig

Tre lærdomme fra aktuelt forandringsprojekt i Odense Kommune

Andreas Lindemann / al@promentum.dk

En kammerat stak lidt til mig den anden dag for at høre, hvordan det går med mit forandringsprojekt i Odense, hvor 110 af medarbejdere i kommunen skal lave en times fysisk træning hver uge i arbejdstiden for at højne arbejdsglæden og produktiviteten.

”Får de overhovedet trænet – er det implementeret?,” spurgte han.

Mit smil stivnede lidt, for al forandring er svær, men alligevel var mit korte svar ”ja, de får faktisk trænet.”

Størstedelen af medarbejderne træner efter planen, og motivationsmæssigt placerer de sig i gennemsnit på en 8’er på en skala fra 1-10. Hvordan er det så gået til? Det vil jeg uddybe og nuancere i dette indlæg, for forandringsprojekter er svære at implementere, og der er flere gode erfaringer at dele fra projektet i Odense.


Fakta: Det vil vi i Odense

Formål: Projektet skal skabe mere trivsel, arbejdsglæde og samarbejde samt mindske sygefraværet hos 110 medarbejdere i Odense Kommune. Det skal ske ved at alle medarbejdere motionerer en time om ugen i arbejdstiden.

Udfordring: Fra forskningen ved vi, at træning skaber en række positive effekter – men vel at mærke kun, hvis det lykkes at forankre indsatsen i hverdagen, så folk bliver med med at træne en time om ugen.

Mål: Trivslen skal forbedres med mindst 10 procent, korttidssygefraværet skal ned med 30 procent, og produktiviteten skal forbedres med 5 procent inden februar 2018.


Få medarbejderne med om bord

Udfordringen ved at skabe forandringer er, at nok kan vi tænke mange gode tanker i projektlokalet, men hvis medarbejderne først inddrages, når alle tankerne er tænkt til ende, så hopper de sjældent med på vognen. Så indtræffer forandringen ikke.

I Odense startede vi med en ide om, at alle skulle træne en time i arbejdstiden om ugen. Men hvordan det konkret skulle ske, og hvordan medarbejderne skulle motiveres, det måtte de selv være med til at levere svarene på. Derfor var første skridt i projektet at tale med en lang række medarbejdere om deres hverdag. Og samtidig høre dem om, hvem af deres kolleger de synes ville være de rette forandringsagenter til at gå forrest og motivere. Vi lytter nemlig meget mere til nære relationer end til eksperter, og det er altafgørende at holde sig for øje.

De altafgørende agenter

Forandringsagenterne spiller en nøglerolle, og derfor brugte vi i den indledende fase meget energi på at identificere de helt rigtige forandringsagenter eller trivselsambassadører, som vi kalder dem i dette projekt. Efter de var fundet, klædte vi dem på gennem et udviklingsforløb, hvor vi hjalp med viden og værktøjer til at lykkes i deres rolle. Og vi klæder dem fortsat løbende på til at tackle hverdagens udfordringer i projektet.

Vi startede med et fælles kick-off i december sidste år. Derefter fik medarbejdere gennemført et sundhedstjek (som viste, at de havde et behov for mere motion i hverdagen), og så blev der lavet individualiserede træningsprogrammer med hver enkelt medarbejder. På den måde bliver træningen løbende tilpasset den enkelte, så vi ikke bare opnår de bedste resultater, men også øger chancen for, at medarbejderen kan se sig selv i projektet.

Gode nyheder i indbakken

Nu har projektet kørt i snart fem måneder, og for nylig landede en yderst positiv mail i indbakken fra en af trænerne. Mailen fortalte, at medarbejderne især oplever tre ting:

  1. At de kommer ud af deres bevægeapparatsgener (ondt i nakke/skuldre og lænd m.m.) på baggrund af træningen.
  2. At det er sjovt at deltage, hvilket får flere af dem med, som var kritiske i starten
  3. At det er dejligt, at der er mulighed for at lære sine kolleger at kende i anderledes åbne rammer og som afbræk fra en travl hverdag

På baggrund af den første tid med projektet har jeg formuleret tre lærdomme, som er vigtige for at lykkes med forandringsprojekter som dette.

  1. Giv dem, der skal forandre sig indflydelse på hvad og hvordan, det skal ske
    Et projekt som dette kan hurtigt opfattes som tvang blandt medarbejderne, og det er det i og for sig også. Af den grund er det ekstra vigtigt, at medarbejdere oplever valgfrihed. Derfor har de fx mulighed for at tilmelde sig forskellige træningshold på forskellige dage i løbet af ugen, hvilket også er med til at give projektet en nødvendig grad af fleksibilitet.
  2. Hjælp dem i hverdagen
    Her kommer i trivselsambassadørerne ind i billedet. De fungerer som rollemodeller og bidrager med motivation og legitimitet til projektet, fordi de er tillidsfulde blandt medarbejderne. Derudover er der trænerne, som også sørger for engagement, men naturligvis også, at bliver trænet rigtigt, fulgt op på træningsprogrammer, gradvis udvikling i form af ekstra øvelser osv.
  3. Vær så tydelig på rammer og retning som muligt, selv om du ikke kender vejen
    Heri ligger den største udfordring. Hvis det er uklart, hvad folk skal, opstår der utilfredshed. Derfor er det afgørende at være så præcis om rammer og mål som muligt. Men samtidig er det umuligt at planlægge et projekt som dette flere måneder frem. Det er vigtigt at være ærlig omkring dette og på den måde vinde medarbejdernes forståelse og så forsøge at finde den bedst mulige balance.

Projektet har første evaluering til sommer. Her får vi konkrete resultater, som afslører, om vi er på rette vej til at indfri de ambitiøse mål om bedre trivsel, mindre sygefravær og højere produktivitet. Det håber og tror jeg, at vi er, så jeg kan smile stort, når min kammerat igen spørger ind til projektet i Odense.

Skriv et svar

Din e-mailadresse vil ikke blive publiceret. Krævede felter er markeret med *