I projekter er rollen som facilitator ofte undervurderet, selvom det er en vigtig kompetence hos succesfulde projektledere. Men når hverdagen kører derudad og du afholder alt fra opstartsmøder, workshops, statusmøder til styregruppemøder og alt det, der ligger i mellem. Så glemmer vi ofte, hvad der sikrer mødernes kvalitet.

Hvor god er du til at bringe dine projektdeltageres viden i spil undervejs? Kan du bidrage aktivt med dine faglige input på lige fod med de andre deltagere, når det kræves – samtidig med at du har ansvaret for at lede mødet og projektet? Det er en drøn svær, men vigtig balance, for projektets succes.

Vil du være en dygtig intern facilitator – og blive god til at balancere projektlederollen med facilitatorrollen, så læs videre her, hvor jeg har samlet min erfaring i 5 hovedpunkter.

1. Forbered dig godt

Først og fremmest er det vigtigt at bruge tid på at forberede sig grundigt. Og i forberedelsen skal du gøre op med hvilke elementer du ønsker deltagernes involvering i, og hvilke dele af projektet, der ikke er til diskussion. Det kan for eksempel være at projekttrekanten er fastlagt, men at milepæle og involvering af interessenter er til diskussion.

2. Overvej din egen rolle

Det øjeblik du stiller dig ind som facilitator, tilsidesætter du din rolle som projektleder, nu er du facilitator. Den mentale omskiftning af rolle er en svær øvelse i sig selv. Som projektleder er det derfor vigtigt, at du gør op med dig selv, om du har lysten og evnen til at facilitere projektmøder. Du kan nemlig meget vel komme til at præge resultatet i din egen foretrukne retning, hvis du ikke sørger for at være objektiv og neutral. For som projektleder og fagligt ansvarlig vil man ofte tænke: ”Jamen, jeg ved jo godt hvad svaret skal være” eller ”resultatet er helt forkert, jeg må få deltagerne i denne her retning i stedet”. Derfor kan det være givtigt, at få en kollega til at facilitere mødet, så du kan deltage med din faglighed på lige fod med resten af deltagerne.

Vælger du at varetage begge roller på mødet, så er der i de følgende afsnit overvejelser, der kan hjælpe dig til at skabe et godt møde og et resultat, du kan stå inde for.

3. Stil spørgsmål og brug din faglighed

Som projektleder og facilitator kan du let komme til at virke manipulerende, fordi din faglige indsigt er stor. Men hvis du bruger din viden og erfaring til at stille de gode spørgsmål, kan du i stedet åbne op for dialogen og hjælpe deltagerne på vej mod et godt resultat.

Hypotetiske spørgsmål er gode, fordi du dels giver deltagerne ny viden, samtidig med at du beder dem reflektere over det nye.

Fx
Hvis vi forestiller os, at april måned virkelig er den varmeste måned i over 100 år – hvordan kan I så bruge den viden til at stille endnu skarpere på den globale opvarmning? 

4. Skift kasketter

Et andet væsentligt element er, at være bevidst om, hvornår du er facilitator, og hvornår du træder ud af rollen og er projektleder. Når du præsenterer dig selv ved starten af workshoppen, er det en god idé, at du gør opmærksom på, at du både skal facilitere workshoppen og komme med faglige indspark i løbet af processen, altså bidrage indholdsmæssigt på lige fod med deltagerne.

Gør deltagerne opmærksom undervejs, når du træder ud af rollen som facilitator. Du kan gøre det ved at tage et konsulentskilt på, stå et bestemt sted fysisk som projektleder og et andet sted som facilitator eller ved at sige det højt, så alle er klar over hvilken rolle, du taler ud fra.

På den måde undgår du, at deltagerne oplever, at ”du blander dig” i deres arbejde og faglighed. For som facilitator skal du jo netop være objektiv. Samtidig kan du som en faglig projektleder have en subjektiv holdning til emnet, hvilket er en naturlig del af jobbet.

5. Lyt og spørg

Til trods for at du som projektleder nok har et svar selv, så lyt til deltagerne. Lad dem komme på banen med deres input. Anerkend deres viden (også selvom du tænker, at du ved mere eller bedre) og bring først dig selv i spil efterfølgende. Skab balance mellem de input, de kommer med og dine egne.

Du kan vælge at lave en brainstorm, hvor deltagerne enten skal notere deres input eller tage en runde, hvor de bidrager mundligt. Slut af med egne input – eller aflever dine input midt i processen, så deltagerne oplever at deres input er ligeværdige. Og husk, at du har brug for deres viden og perspektiver, så giv plads til alle.

Jo mere erfaring du får som intern facilitator, jo bedre bliver du til at stille spørgsmål, der både driver processen og deltagerne frem mod et godt resultat, og hvor du som projektleder kan bringe dig selv på banen uden at fylde for meget.