Kontinuerlig træning gav dygtige formidlere

Problem

I Region Sjælland ville de gerne have, at deres konsulenter og projektledere blev skarpere i deres mundtlige formidling og optrådte med en større gennemslagskraft i store forsamlinger. Ledelsen var samtidig bevidste om, at der ofte skal mere end undervisning i teori og værktøjer til for at skabe de dygtigste formidlere. Derfor var forløbet tilrettelagt med fokus på træning i medarbejdernes hverdag.

Løsning

Promentum var involveret over et halvt års tid. Forløbet var opdelt i tre faser:

1. I første fase var en to dages træningslejr med fokus på, hvordan man strukturerer og opbygger et godt oplæg. Der var fokus på den enkelte konsulents personlige styrker i forhold til at brænde igennem foran en forsamling. Deltagerne fik konkrete og simple værktøjer til opbygningen at et mundtligt oplæg. Derefter forberedte og udførte deltagerne egne oplæg og fik feedback.
2. Næste fase var et sparringsforløb. Omdrejningspunktet var de formidlingsopgaver og større oplæg, som deltagerne havde i deres daglige arbejde. Deltagerne mødtes med Promentum-konsulenten ca. en gang om måneden til nogle 1-dages sessioner, hvor de fik og gav feedback til hinanden og trænede ”real life”-kommunikationsopgaver med udgangspunkt i de modeller, de havde tilegnet sig på træningslejren.
3. Sidste fase var feedback på deltagernes præsentationer i hverdagen. De optog deres kommunikationssituationer på video – både eksterne og interne formidlingsoplæg. Efterfølgende gav Promentums konsulenter personlig feedback til den enkelte projektleder/konsulent. 

Udbytte

Forløbet har givet markant bedre gennemslagskraft i konsulenternes præsentation af Regionen udadtil. Konsulenterne udviklede desuden en meget større sikkerhed og selvtillid i deres personlige formidling gennem den kontinuerlige træningen.

Ny projektmodel gav stærkere projektkultur

Problem

Projektlederne i Gladsaxe Kommune manglede en ensartet og fælles tilgang til projektarbejde. Kommunen arbejder med mange forskellige projekter på kryds og tværs af organisationen. I forbindelse med et digitaliseringsprojekt fik de udarbejdet en rapport om implementeringen. Rapporten viste, at kommunens projektkultur var mangelfuld. Særligt var metoden til at forstå og gribe projekterne an på, ikke særlig god. Derudover efterspurgte flere i organisationen et fælles fælles blik for projekter og projektkulturen.

Løsning

Vores opgave blev at udarbejde en projektmodel for kommunen, med det formål at give projektlederne et fælles sprog og en fælles tilgang, der i sidste ende skulle munde ud i en stærkere projektkultur. Modellen skulle være dynamisk og tilpasningsvenlig til forskellige typer projekter.

I samarbejde med kommunens erfarne projektledere og ledere udarbejdede vi en projektmodel, der blev skræddersyet til deres situation, med høj grad af fokus på samskabelse i processen. Resultatet blev et sammenkog af forskellige projektmodeller fra både den agile og den faseopbyggede projektledelse, med konkrete værktøjer lige til at tage i brug for kommunens projektledere.

Efter udviklingsarbejdet var første skridt at uddanne kommunens projektledere i den nye model og tilgang, så de nye arbejdsmetoder blev implementeret i deres daglige arbejde. Dernæst gik vi videre til ledelsesniveauet, som også har taget modellen til sig og dermed kan tage del i det nye fælles sprog med projektlederne.

Udbytte

Projektkulturen er blevet markant stærkere i Gladsaxe Kommune, beretter Betina Kruse, HR- og arbejdsmiljøkonsulent. Der er kommet en mere bevidst og professionel tilgang til projektledelse, som i sidste ende har givet bedre resultater.

Projektlederne fortæller desuden, at de oplever, at de nu bliver hørt af deres ledere, fordi de er begyndt at tale samme sprog og har samme referenceramme.

Projektrådgivning hjalp Züblin i mål med nyt implementeringsprojekt

Problem

Ved at implementere nye digitale værktøjer til 3D modellering ønskede entreprenørvirksomheden Züblin at effektivisere byggeprojekter. Projektet manglede imidlertid klare målsætninger og deadline, og projektlederen bag implementeringen savnede konkrete mål og værktøjer at styre projektet efter.

Løsning

Over en periode på et halvt år modtog projektlederen løbende coaching og feedback med det primære fokus at definere og afgrænse opgaven.

• Vi hjalp med at udarbejde en overordnet strategiplan med fokus på målhierarki, som projektlederen kunne styre projektet efter.
• Den løbende coaching og feedback på blandt andet projektbeskrivelser bidrog til, at planen blev fulgt.
• Overblikket over projektets omfang betød, at projektlederen blev i stand til at uddelegere opgaver og udnytte ressourcer i virksomheden.

Udbytte

Ved at definere arbejdsopgaverne kombineret med den løbende coaching og feedback oplevede projektlederen hos Züblin stor personlig gevinst. Stress og frustrationer blev forebygget, og det lykkedes at indfri målsætningerne for projektet. Projektlederen har i dag lavet nye målsætninger med udgangspunkt i den skabelon, der blev til i samarbejdet med Promentum.

Styrket projektledelse hos Henning Larsen Architects

Problem

Den internationale tegnestue Henning Larsen Architects så et behov for at optimere måden at arbejde i og med projekter. Grundtanken var at give endnu mere plads til det kreative rum gennem en effektivisering af interne processer.

Løsning

Vi gennemførte en intern projektlederuddannelse for 16 nøglepersoner på tegnestuen. Rammen var at deltagerne skulle afprøve og debattere projektlederværktøjerne med fokus på, hvordan værktøjerne gav værdi i det daglige arbejde fremadrettet.

Derudover gennemførte vi en workshop for ledelsesgruppen med særligt fokus på deres rolle i at styrke projektledernes handlingsrum og de interne processer.

Projektlederuddannelsen blev afsluttet med casearbejde på en aktuelt projekt på tegnestuen med deltagelse af såvel projektledere som ledelsesrepræsentanter.

• Den bærende tilgang har været, at se sin egen verden “ude-fra-og-ind” inspireret af design-thinking.
• En anden tilgang har været at “låne” ideer fra andre. Her har to virksomhedsbesøg været centrale.
• Et tredje element har været, at holde fokus på gulvet i hverdagen eller på “idrætshallens gulv”. Det er her værdien skabes med borgerne. Det er også her at medarbejderne har deres hverdag, og her de skal få de gode ideer.

Udbytte

Deltagerne i forløbet fik et fælles sprog og værktøjskasse, som er blevet bredt ud på tegnestuen – og som løbende tilpasses det aktuelle behov. Forløbet har givet en fælles referenceramme, så udfordringer lettere kan adresseres, når de optræder i projektarbejdet. Der er desuden blevet etableret en fast struktur for projekter, der sikrer fremdrift og den svære allokering af ressourcer på tværs.

Fokus på implementering gav forandring i hverdagen

Problem

I Beskæftigelsesministeriets kontor for implementering arbejder de med at drive implementeringen af reformer samt bidrage under reformudspil med implementeringsforberedelser. De havde sat sig som mål at optimere den måde de arbejder med at implementere reformer på, så de skaber endnu større effekt. Både ved at få nye perspektiver på, hvad der skal til for at lykkes med at drive forandringer og sikre implementering – og ved at udvikle egen praksis.

Løsning

Vi har både givet kontoret nye, konkrete metoder og værktøjer til at drive forandringsprocesser og samtidig deltaget i medarbejdernes hverdag. Det vil sige, at vi har lyttet og observeret, så vi kunne undervise i og fylde relevant viden på deltagerne, med fokus på at give konkrete redskaber og nye kompetencer. Vi har desuden sparret og trænet medarbejdere i at arbejde med implementering undervejs både én-til-én og på praktiske opgaver i deres hverdag for at assistere med at skabe forandringen. Fx ved at deltage i workshops de skulle facilitere. Det gav en stor forståelse for hverdagen og vi kunne lettere ”oversætte” teoretiske pointer til deres hverdag. Til sidst har vi arbejdet med videndeling, så det nye fokus og nye metoder til at implementere blev forankret i hverdagen.

Udbytte

Medarbejderne oplever, at de har fået bedre overblik over forandrings- og implementeringsopgaven og har kompetencerne til at drive opgaverne.

Involvering af medarbejdere skabte innovation

Problemstilling

I Hvidovre Kommune besluttede de ny retning for kultur- og fritidsområdet. I stedet for blot at spare skulle der fokus på at få mere ud af det de allerede havde. Derfor blev der sat fokus på kommunens idrætsfaciliteter. De skulle bruges mere og bedre, og skabe mere nytte for borgerne. Vejen til målet skulle gå igennem medarbejdernes iderigdom. Og på sigt – også via borgernes egne ideer og medvirken.

Løsning

Vi gav Hvidovre Kommune rådgivning og inspiration fra andre organisationer, så de kunne sætte innovationsprocessen i gang. Vi assisterede desuden med udvalgte værktøjer og metoder til at starte projektet op og drive det fremadrettet. Vi har undervejs arbejdet med forskellige metoder – særligt følgende tre:

1. Den bærende tilgang har været, at se sin egen verden “ude-fra-og-ind” inspireret af design-thinking.
2. En anden tilgang har været at “låne” ideer fra andre. Her har to virksomhedsbesøg været centrale.
3. Et tredje element har været, at holde fokus på gulvet i hverdagen eller på “idrætshallens gulv”. Det er her værdien skabes med borgerne. Det er også her at medarbejderne har deres hverdag, og her de skal få de gode ideer.

Udbytte

Fire ledere er klar til gå forrest, over 50 medarbejdere har fået lyst til at medvirke og skabe en bedre hverdag for både sig selv og borgerne, de første ide-møder har været afholdt og der er aftalt øget videns udveksling på tværs af den samlede organisation.