Jesper Jul Nielsen, som er projektleder i Aarhus Kommune, har siden vinteren 2015/2016 været projektleder på et større projekt i Kommunen. Projektet handler om at hjemtage kommunens lønadministrationen fra KMD. Projektet har mange projektleverancer, som i større og mindre grad vil påvirke projektets succes.
Projektets leverancer er meget varierede fra implementering af nye IT værktøjer og overtagelsen af driften af eksisterende systemer til virksomhedsoverdragelse af et større antal medarbejdere og sikre en god og tryg proces for dem. Alle kommunens tjenestesteder har berøring med lønadministrationen og det fremtidige samarbejde med dem – og centrale lønfunktioner skal revideres, og der skal etableres lokaler for den hjemtagne afdeling. Der bliver som en del af projektet lavet en evaluering af udliciteringen med et fremadrettet perspektiv. Konklusionerne og anbefalingerne skal behandles og vurderes ift. mulige tilpasninger i afdelingens ydelser og snitflader. Desuden er opgaven for projektlederen overordnet planlægning og styringen af leverancerne for at få projektet godt i mål til tiden.
FAKTA OM AARHUS KOMMUNE
- Antal medarbejdere: ca. 22.000 fuldtidsstillinger fordelt på ca. 35.000 medarbejdere.
Personlig udvikling og hverdagsrelevans
For at blive klædt ordentligt på til opgaven, valgte Jesper Jul Nielsen at deltage på Promentums projektlederuddannelse i Aarhus, som startede i september 2016. Han havde brug for at blive skarpere på brugen af projektværktøjer, få mere viden om processen omkring værktøjerne i forhold til at lægge en god, holdbar projektplan – og desuden blive bedre til målstyring og håndtering af styregruppen. Jesper har i sit tidligere job været afdelingsleder, så den personlige omstilling fra afdelingsleder til projektleder var også en vigtig del af uddannelsen. Jesper fortæller: ”For mig var uddannelsen en rigtig god oplevelse, særligt den personlige udvikling og omstilling til projektlederrollen. Udover en introduktion til projektværktøjerne, så går uddannelsen meget tæt på hverdagens virkelige udfordringer. Det teoretiske, der normalt bliver talt op til noget stort og forkromet, blev her – i stedet – gjort tilgængeligt og hverdagsrelevant”.
Styring af projekter er ofte komplekst
En af de ting Jesper særligt lægger vægt på er, at alle i organisationen har forskellige indgange til projektledelse, hvilket kan gøre det svært at styre et projekt sikkert i mål. Ifølge Jesper har uddannelsen bekræftet ham i hans egne kompetencer – og dermed sikret den robusthed, der skal til for at lede så stort og komplekst et projekt.
Ting tager længere tid end man tror
En disciplin fra projektlederens værktøjskasse, som har gjort særligt indtryk hos Jesper, er tidsestimering. Jesper forklarer: ”Ting tager tid – også længere tid end man tror. Nu spørger jeg altid mine projektdeltagere, om de rent faktisk har mulighed for at levere deres leverancer inden for den planlagte tid. Jeg lægger et langt større fokus i den dialog nu, end jeg tidligere har gjort”.
Jesper runder af med at forklare: ”Jeg tror på, at jeg ender ud med et bedre resultat for projektet i sidste ende – uddannelsen har givet mig et andet fokus end jeg havde før. Og værktøjerne fra uddannelsen har helt klart gjort det lettere for mig at holde styr på mit projekt”.
FAKTA OM PROJEKTET
- Antal projektdeltagere:
Primært 7 koordinatorer til at sikre projektleverancerne, Referencegrupper og styregruppe, samt fora’er i Aarhus Kommune og ad hoc tilknyttede i projektleverancerne. - Projekt start:
1. december 2015 (for aftaledelen med KMD). 1. september 2016 for selve projektet. - Projektet forventes afsluttet:
1. februar 2018, selve hjemtagelsen sker pr. 1. oktober 2017.
Tag en projektlederuddannelse
Du kan også lære de nødvendige projektlederværktøjer at kende og udvikle dig personligt til at blive professionel projektleder. Vores næste hold starter den 6. februar i Århus og 6. marts i København.
Tilmeld dig projektlederuddannelsen nu, hvis du vil sikre dig en plads.