Viden

fra os til dig

Kunsten at drive projekter i en ufuldstændig hverdag

Anne Mette Skovsen

Flytter din hverdag sig så hurtigt, at du ikke helt når at tilpasse dit projekt i samme hast? Og har du en oplevelse af, at det er svært at få et entydigt overblik over kommandoveje i projektet? Og det til trods for, at du bruger alle de gode planlægnings- og styringsværktøjer, du kender fra projektlederverdenen.

Du må improvisere

Det er nogle af de mange udfordringer, der er ved at være projektleder i politiske miljøer og i politisk styrede organisationer. Det gode spørgsmål er så, hvordan du alligevel lykkes med at løse opgaverne i den hverdag, du arbejder i. For i modsætning til hvad alle lærebøgerne siger, kan virkeligheden sjældent passes ind i kasserne. De klassiske projektplanlægnings- og styringsværktøjer kan hjælpe et stykke hen ad vejen. De kan give en vis struktur at læne sig op ad. Men hvis målet er, at få virkeligheden til at passe ind i strukturen, så render du panden mod en mur.

Forhold dig til timing og legitimitet

I værktøjskassen har vi fx den gode gamle projekttrekant, som – i teorien – giver os et meget tydeligt grundlag for at føre opgaven trygt og sikkert i mål. Og som samtidig hjælper os med at håndtere afvigelser undervejs. Men i de mere politiske miljøer kan det være svært at opnå tydelighed. For tydelighed betyder målbare løfter med risiko for, at vi ikke kan holde, hvad vi lover. Tydelighed kræver som regel også, at nogle interesser bliver fremhævet, og at andre interesser bliver fravalgt. Og det kan give en del ballade både internt og eksternt.

I Promentum har vi gode erfaringer med at tænke, at projekttrekanten hele tiden skal hænge på to knager – nemlig legitimitet og timing. Altså: Hvad er de gode, legitime grunde til at gennemføre netop dette projekt? Og hvordan er timingen i forhold til andre dagsordener, som projektet enten kan være spydspids for eller ligge i slipstrømmen af? Så får vi i stedet en projekttrekant, der ser således ud:

Projekttrekant

Hjælp rigtige beslutninger på vej

Den omskiftelige hverdag påvirker også beslutningerne, der skal tages undervejs i projektet. Det kan til tider være svært at finde ud af, af hvem og hvordan der kan blive truffet tydelige beslutninger. Og det er ikke fordi, vores chefer og ledere ikke vil træffe beslutninger – eller at de med vilje træffer dumme beslutninger. Det er fordi, deres rammer og handlingsrum er ufuldstændigt. Så hvordan hjælper vi bedst vores ledere med at gøre det kloge og rigtige i situationen? Hvordan læser vi deres behov og giver dem det nødvendige beslutningsgrundlag og argumenterne til at handle klogt? For vi er vel enige om, at der er stor forskel på spørgsmålet: ”Situationen er således… Hvad skal jeg gøre, kære leder?” og ”Situationen er således… Jeg tænker, at vi kan gøre?”. Og derudover har vi også ofte brug for, at andre ledere tilsvarende er enige. Vi kan derfor hjælpe os selv ved at plante de gode argumenter hos andre ledere og nøglepersoner – og på den måde skabe legitimitet og timing for projektet.

Fokuser på de små resultater undervejs

Faseopdelte projektmodeller giver os tilsvarende en god, overskuelig struktur for at gøre det rigtige først:

Projektfaser

Men udfordringen med opbygningen af modellen er, at vi ikke får taget højde for omskifteligheden i virkeligheden. En ting er at fokusere på de langsigtede visionære tanker, men vi kan skabe endnu mere værdi ved at arbejde på at skabe små resultater undervejs. Fordi de små resultater giver værdi på den korte bane – også selvom vi er nødt til at sadle om undervejs eller sætte projektet på hold pga. politiske omprioriteringer.

Tilpas projektet til virkeligheden

Og hvis jeg tager tanken et niveau videre, så burde vi, forholde os til hvilke alternative veje, projektet kan gå, hver gang vi er ved et faseskift. Vi skal tage udgangspunkt i situationen og mulighederne lige nu. Forhold dig til timing og legitimitet. Det betyder nemlig, at vi ikke nødvendigvis skal håndtere ændringer og stædigt holde fast i den oprindelige projekttrekant og de leverancer, vi definerede fra start. Man kan i stedet spørge sig selv, sin projektgruppe og beslutningstagerne: Hvad kan vi ellers skabe af værdi, hvis vi vælger at gå helt andre veje?

Lyt på vandrørene

Den helt store kunst for os projektledere er, at lytte på vandrørene i hele organisationen og lytte til interessentgrupperne. Hvad er de optaget af? Hvad er deres behov lige nu – og fremover? Hvilken dagsorden har de? Og når vi har lyttet, skal vi koble vores idéer og tanker til deres. Risikoen er selvfølgelig, at vi kan blive udfordret på, om vi egentlig var kloge nok, da projektet blev defineret. Men husk, at der er naturligt nok masser af ting at overse. Og forhold, der var vigtige dengang, som ikke er så vigtige længere. Det betyder, at man som projektleder må affinde sig med at leve i en vis portion kaos. Vi må betragte det som livgivende for projektet at virkeligheden ændrer sig – og ikke som en stadig kilde til frustration.

Jeg tror på, at du garanteret har masser af gode erfaringer med at praktisere alt dette i din virkelighed, og jeg vil være glad for at høre tanker og input fra dig.

2 kommentarer til “Kunsten at drive projekter i en ufuldstændig hverdag

  1. Jeg er i høj grad enig i, at vi i politiske projekter med mange interessenter må tage for givet, at projektet ændrer sig væsentligt ift det oprindelig udgangspunkt. Det er derfor ikke kun vigtigt at skabe små resultater (og synliggøre dem!) men også at man i starten opnår enighed om det større formål med projektet – hvordan spiller dit projekt ind i de øvrige politiske tiltag, som kunden / ophavsgiveren er i gang med og arbejder mod?

    Erkendelsen af timingen – ergo af muligvis dårlig timing – kan være svær, ikke mindst hvis man har arbejdet et stykke tid for at få finansiering mm. på plads, og man selv er super klar til at kører videre med projektet. Sæt projektet på hold eller forlæng projektperioden (dvs. med perioder uden aktivitet). Dette er ikke en falliterklæring men tilpasning til realiteterne, som de er her og nu – ofte give det mere anderkendelse og opbakning, end hvis vi stringent følger den oprindelig projektplan.

    1. Tak for din vinkling, Nanna! Jeg kan til fulde genkende min egen frustration over at omgivelserne bare ikke er helt klar til det, jeg selv tror på er det rigtige at gøre lige nu. Det hjælper som regel for mig at acceptere, at de andre bare har et andet perspektiv på situationen lige nu og et andet beslutningsgrundlag. Og så kan jeg jo vælge at gå ud og påvirke dem yderligere for at få timingen til at være rigtig. Det er udfordrende og sjovt at drive projekter i politiske miljøer.

Skriv et svar

Din e-mailadresse vil ikke blive publiceret. Krævede felter er markeret med *