I takt med at verden og al opgaveløsning bliver mere og mere kompleks, bliver det vigtigere og vigtigere at kunne improvisere. Rationel planlægning er ikke længere nok (hvis det nogensinde har været det). Improvisation er derfor et afgørende element ift. at opnå flow i projekter og det er min vurdering at improvisation er én af de allervigtigste kernekompetencer hos projektledere der lykkes .
Men hvorfor er vi ikke mere ærlige omkring begrebet improvisation?
Uanset vores erhverv og uanset om vi er forandringsparate eller ej, om vi lever vores liv meget struktureret og planlagt eller ej, så improviserer vi alle sammen rigtig mange gange om dagen. Og grunden til at improvisation alligevel har status af noget, der minder om en kollektiv hemmelighed er dels, at vi ofte skjuler for andre, hvor meget vi egentlig improviserer, men også at vi faktisk ikke selv er bevidste om vores improvisation. Hjernen støtter os i hverdagen, og improviserer ofte uden at vi selv er bevidste om det. McConkie og Zola gennemførte i 1979 et forsøg, hvor de lod forsøgspersoner læse en tekst på en computerskærm. Teksten var skrevet med en blanding af StOrE oG sMå bogstaver. McConkie og Zola vidste, at normale menneskers øjne flakker væk 3-4 gange i sekundet og de lod blandingen af StOrE oG sMå bytte om (til sToRe Og SmÅ) flere gange i sekundet. Og utroligt nok viste det sig, at forsøgspersonerne ikke bemærkede ændringerne. Deres hjerne improviserede og dannede et fast ordbillede.
I et andet forsøg spurgte en forsker en fodgænger om vej til en bestemt bygning. Imens fodgængeren kiggede på forskerens kort, maste to bygningsarbejdere med en dør sig ind mellem dem, og mens bygningsarbejderne passerede, blev forskeren udskiftet med en anden person – med et HELT andet udseende. På trods af meget stor forskel på spørgerne oplevede fodgængerne ikke ændringerne. Begge eksempler understreger, at vores hukommelse er voldsomt hullet og at hjerne, som en helt igennem ubevidst proces, improviserer og dermed lapper hullerne.
Måske har der også været en tendens til, at man tidligere har tænkt at planlægning og improvisation var modsatrettede begreber. Dette er ikke tilfældet – de er komplementære. Plan og improvisation bør støtte og supplerer hinanden og sammen fuldende processen.
Der er behov for, at vi bliver langt klogere på begrebet improvisation. Og jeg vil i det efterfølgende forsøge at folde det lidt ud.
Den improviserende hjerne
Hjernestudier viser, at måden vi tænker på, når vi improviserer, er meget anderledes, end måden vi tænker på, når vi arbejder med en plan. Charles Limb har foretaget scanninger af musikeres hjerner – mens de improviserede – og konstateret, at de improviserende musikere havde begrænset brug af de områder i hjernen, der har at gøre med planlægning, selvcensur og hæmninger og derimod brugte områder, som har at gøre med lysten til at udtrykke og udfolde sig. Når vi improviserer, kan vi åbenbart dæmpe selvkontrollen og vores hæmninger og stimulere lysten til kreativitet og til at udfolde os. Tilstanden, der skabes i hjernen, minder en smule om tilstanden efter sex og der frigøres endorfiner i kroppen. Endorfiner er et morfinlignende stof, der giver følelsen af lykke, succes og energi.
Præcis denne tilstand er jo fantastisk, hvis vi som projektledere kan skabe den i os selv og hos vores projektdeltagere.
Kan improvisation læres og trænes?
Som med alt andet er vi selvfølgelig meget forskellige ift. vores evner til at improvisere. Nogle er vanvittigt gode til det og har en super velfungerende, automatiseret og intuitiv improviserende tilgang til problemløsning. Og andre er mere famlende i deres improvisering og bliver mere utrygge, når planen ikke helt kan stå alene.
Men ift. at finde, uddanne og træne fremtidens projektledere, er det afgørende at undersøge om improvisation kan læres og udvikles, eller om vi er nødt til at afklare potentielle projektlederes evne til at improvisere – og kun rekruttere dem, der allerede er dygtige til at improvisere.
Stort set al den viden vi har om improvisation, har vi fra kreative verdener: fra billedkunsten, musikken og fra improvisationsteater. Og i disse verdener bliver improvisation betragtet som en kompetence, der kan udvikles og trænes. Improvisation er her en kompetence, der bevidst trænes. Og kompetencen er her både bedre undersøgt og bedre beskrevet, end det er tilfældet inden for det traditionelle erhvervspsykologiske felt.
Men det er stort set samme tilstand, der opnås i hjernen, uanset om det er en flok jazzmusikere, der improviserer et musikstykke sammen, eller om det er en projektleder, der improviserer sig igennem en kompleks udfordring i projektet. Og jeg tillader mig derfor at konkludere, at improvisation sandsynligvis også kan læres og trænes af projektledere og i projektgrupper.
Hvordan udvikler vi evnen til at improvisere hos fremtidens projektledere?
Det er min oplevelse, at vi i fremtiden skal bruge langt mere fokus og tid på at træne vores projektledere i at improvisere. De skal klædes på til, gennem en veludviklet evne til at improvisere, at kunne gennemføre projekter i en vanvittig kompleks hverdag.
Og hvad er det så projektlederne skal lære for at blive bedre til at improvisere? Det ved vi nok ikke helt endnu, men hvis vi fastholder sammenstillingen til de kreative verdener, så kunne første bud være:
- Balancen mellem plan og improvisation.
- At åbne sig for muligheder og omgivelserne – ”Ja, og”.
- ”De forhåndenværende søms”-princip
- Find nogle legekammerater, du kan improvisere med.
I det følgende vil jeg uddybe de fire punkter.
1. Balancen mellem plan og improvisation
Martin Thorborg, en af personerne bag Yahoo, foreslår at man brænder businessplanen, når man har skrevet den. Måske en det lidt drastisk, men budskabet er vigtigt. Planer kan dræbe al evne til at improvisere. Når vi laver planer i vores projekter, er det ekstremt vigtigt, at vi forstår at være smidige i vores arbejde med dem, og at vi er åbne for at blive klogere – for det bliver vi med garanti gennem projektet. Heldigvis. Det er stadig en god idé at planlægge projekter, men vi skal være opmærksomme på, at planer helt grundlæggende bygger på en tro på, at vi helt rationelt kan analysere vores projekt og folde en plan ud. Men verden er ikke rationel og langt fra simpel nok til at kunne foldes ud og planlægges sådan.
Som projektledere skal vi således kunne navigere mere frit end planen umiddelbart lægger op til. Vi skal finde en balance mellem planlægning og improvisation. Vi skal lade de to elementer komplimentere hinanden.
De sidste rigtigt mange år har projektkulturen i Danmark (og det meste af resten af verden) fokuseret på planlægning, samt styring- og opfølgning på planen. Og derfor bliver den stor udfordring ikke at lære at lave planer, men at lære at slippe dem og give mere plads til improvisation.
I SCRUM og Agil projektledelse arbejdes der med mere åbne og smidige planer, og der er ingen tvivl om, at denne måde at arbejde med planer er fremtiden, men det er vigtigt at påpege, at SCRUM ikke i sig selv er svaret her. Vi er ikke blevet bedre til at improvisere, blot fordi vi er begyndt at planlægge en smule mere smidigt.
2. At åbne sig for muligheder og omgivelserne – ”Ja, og”
Grundlaget for al improvisation er en ”ja, og”-kultur. At vi møder den andens idéer positivt og bygger ovenpå. ”Ja, og” er en psykologisk tilstand, der er kendetegnet ved, at vi ser muligheder frem for begrænsninger. En tilstand, hvor vi møder udfordringer udforskende og med åbenhed. En tilstand, hvor vi er medspillere og konstant søger synergi med vores omgivelser og de andre deltagere.
Psykologen Marcial Losadas har i sin forskning konstateret, at ledelsesgrupper, der er gennemsyrede af en ”Ja, og”-kultur og har en positivitetskvotient på 3:1 eller derover (positive ting fylder 3 gange så meget som negative ting), er langt de mest succesfulde og vinder på stort set alle parametre ift. at være produktive.
Som projektleder må vi forsøge at arbejde med at løfte positivitetskvotienten for vores projektgruppe. Vi må skabe positive relationer mellem projektdeltagerne. Vi må skabe en ”Ja, og”-kultur, hvor vi naturligt bygger ovenpå og videre på hinandens idéer, og vi må bruge projektgruppens energi på at sikre en positiv fremdrift i projektet. Og der kræver at projektlederens tilgang til ALT er ”Ja, og”.
Projektlederne skal således trænes i at være åbne overfor nye idéer og tanker, de skal lære at turde gå med og bygge ovenpå andres bidrag. Og de skal trænes i at opbygge en ”Ja, og” kultur i deres projektgrupper.
3. “De forhåndenværende søms”-princip
I et studie af katastrofehåndtering introducerer Karl E. Wieck begrebet ”En bricoleur”. En bricoleurer er en person, der får tingene til at virke med udgangspunkt i ”de forhåndenværende søm”. Arbejdsmetoden for en bricoleur hedder ”bricolage”. Bricolage handler om at bruge de til rådighed stående midler til at improvisere med. Det er således bricolage, når vi åbner en øl med en hæftemaskine (Bo Krüger).
Evnen til at se løsningmuligheder med ”de forhåndenværende søm” er afgørende når vi skal improvisere – og mit bud er, at de gode projektledere altid har haft denne evne. Vi har bare ikke fokuseret på det.
Men man kan godt træne projektledere i evnen til bricolage – og det tror jeg, vi skal til at begynde på.
Ofte tror vi, at vi skal være så vanvittigt nytænkende og innovative, og arbejder målrettet på at skabe de super innovative løsninger. Men faktisk ligger de gode løsninger ofte lige for og skabes af bricoleuren.
4. Find nogle legekammerater du kan improvisere med
Et kig ned i de kreative verdener giver også en anden erkendelse omkring improvisation. Det er tilsyneladende således, at der er en tendens til, at der kan skabes nogle helt unikke kreative miljøer med udgangspunkt i faglige improvisationsmiljøer.
C.S. Lewis (forfatter til Narnia bøgerne) og J.R.R. Tolkien (forfatter til Ringenes herre) startede sammen med et par andre The Inklings. Et litterært selskab, hvor de improviserede, snakkede nordisk mytologi og udfordrede hinandens fortællinger.
På samme måde har der også været et kreativt miljø omkring stand-up’eren Casper Christensen med folk som Frank Hvam, Lars Hjortshøj og Jan Gintberg – alle sammen nogle personligheder, der har markeret sig som nogle af landets populæreste komikere.
Den rigtige sammensætning af mennesker, der får skabt synergi i deres improvisationsarbejde, kan skabe helt fantastiske resultater.
Og jeg er overbevist om, at projektledere i fremtiden i langt højere grad kommer til at indgå i lignende faglige netværk, hvor fagpersoner i fællesskab kan lege og improvisere sig til nye og kreative løsninger. Kun sådan kommer vi til at kunne løse opgaver i fremtidens kompleksitet.