Kender du det, at du går fra et møde med en følelse af, at du har spildt din tid? Det kan der være mange grunde til. Som oftest har mødelederen ikke været skarp i beskrivelsen af formålet med mødet og der er ikke skabt en hensigtsmæssig mødekultur. En anden udfordring, der ikke får fokus nok, er spørgsmålet om, hvorvidt det er de rigtige deltagere, der er med på mødet.
Alt for mange møder faciliteres ineffektivt. Og hvis vi skal ændre på den kedelige kultur, så er det – som altid – en god idé at starte med os selv. Så overvej: Hvordan ser det egentlig ud med de møder, du faciliterer?
Hvis du gerne vil tages seriøst som mødeleder, så læs videre her. I det følgende får du mine gode råd til, hvordan du kan skabe værdifulde møder med små simple greb.
Det eneste du skal huske, når du har læst færdigt, er ’sætningen’: IDOAART. Se den som en tjekliste – har du forholdt dig til og aktivt truffet beslutninger omkring hvert bogstav – så har du et rigtig godt udgangspunkt for at holdet et effektivt og værdibringende møde.
IDOARRT står for:
Intention
Desired Outcome
Agenda
Rules
Roles
Time
Intention – mødets formål
Alt for ofte er formålet med møder uklart. Rammerne og retningen er simpelthen ikke tegnet skarpt nok op. Allerede her er vi på vej til at spilde ressourcer i form af mandetimer.
Gennemgå punkterne herunder og bliv mere klar på formålet:
- Hvad er egentlig formålet med mødet? Skal der vendes idéer, informeres, træffes beslutninger eller noget helt andet?
- Ingen må være i tvivl om, hvad formålet med mødet er.
- Send gerne relevant forberedelsesmateriale ud på forhånd
- Hold kun et møde, såfremt det er absolut nødvendigt.
Desired Outcome – leverancer
Der må ikke være tvivl om, hvad det er vi står med i hænderne, når mødet er slut. Vær derfor skarp på, hvad der skal komme ud af mødet.
Relevante overvejelser, der får dig tættere på mødets leverance, kan være:
- Har vi truffet en beslutning?
- Har vi fordelt opgaver mellem os?
- Har vi udviklet en køreklar projektplan?
- Er vi klar med en præsentation til styregruppemødet?
Agenda – dagsorden
Der bør altid være en dagsorden på dine møder. Dagsordenen er planen, der sørger for, at I holder jer på sporet under hele mødet.
Det er en rigtig god idé at gennemgå dagsordenen som det første på mødet og runde af med en opsamling til sidst. Ved afrundingen af mødet bør du kort ridse op, hvilke leverancer I nu står med i forhold til mødets formål og dermed give dine mødedeltagere et overblik over fremadrettede handlinger og ansvarsfordeling.
Når du laver agendaen, så lad dig inspirere af disse 5 punkter:
- Hvilke emner skal vi igennem i løbet ad mødet?
- I hvilken rækkefølge?
- Hvilke dele handler om information? Videndeling? Idégenerering? Beslutninger? Andet?
- Hvor lang tid tager de enkelte dele?
- Hvornår er der pauser?
Rules – regler
En af de helt store udfordringer på møder er distraktioner. Det er blevet normalt at tjekke mobiler, mails og tage opkald undervejs, og når det sker zoomer mødedeltagerne ud og er ikke i stand til at fokusere på mødets indhold samtidig. Det betyder, at de ikke kan bidrage optimalt på mødet og misser vigtig information. Derfor er distraktioner et oplagt emne at lave møderegler omkring.
Nedenfor er eksempler på regler, der kunne gøre sig gældende i forhold til distraktioner. Brug listen til at overveje, hvilke regler der vil være hensigtsmæssige under dine møder:
- Informér allerede i mødeindkaldelsen om at mobiltelefoner skal være på lydløs og ikke må ligge fremme under mødet.
- Laptops må kun være i brug såfremt det er relevant for indholdet på mødet (eks. referatskrivning).
- Lav en flipover, der agerer ’Parkeringsplads’. Her kan I parkere emner, der afviger fra dagsordenen. Det hjælper jer til at blive på sporet og alle kan føle sig hørt selvom deres idéer ikke forfølges. I kan genbesøge parkeringspladsen til sidst på mødet og aftale, hvorvidt emnerne skal bearbejdes på et senere tidspunkt. Husk at sætte tid af til det i dagsordenen.
Roles – roller
Oplever du uengagerede mødedeltagere, der passivt læner sig tilbage med en forventning om, at du – som mødeleder – er ’på’ hele mødet? Så kan det være en rigtig god idé, at have aftalt på forhånd, hvem der har, hvilke roller under mødet.
Og sørg også for at dit møde er designet, så det er muligt for mødedeltagerne aktivt at involvere sig.
Lad dig inspirere af punkterne herunder, når du skal planlægge roller og hvordan de skal agere på dit møde:
- Ingen må være i tvivl om, hvorfor netop de, er med til mødet. Sørg for, at kun relevante mødedeltagere er til stede. Gør dig klart, om det er nødvendigt, at alle er med til hele mødet – eller om der er nogen, der eksempelvis kun er nødvendige i den første halvdel. I så fald så book kun den nødvendige tid i deres kalender.
- Hvem er mødeleder? Hvem tager referat? Hvem sørger for at tidsplanen overholdes? Find selv på flere.
- Prøv at bruge en flipover eller tavle frem for en PowerPoint-præsentation. Du kender måske udtrykket ’død ved Power Point’. Det er der ingen, der glæder sig til. Som bonus kan flipovers hænges op på væggen løbende, så alle kan følge med i udviklingen af mødet uden at de tidlige samtaler og emner går i glemmebogen.
- Arbejd visuelt med tuscher og papir på flipovers. At arbejde visuelt betyder, at man både tegner og skriver løbende under mødet. Når alle kan ’se’ det der tales om, er der langt større sandsynlighed for, at man ikke taler forbi hinanden. Derudover ’holder’ papiret de tanker, der har været ytret i rummet. På den måde skal den enkelte ikke huske, hvad der er blevet talt om, men kan bruge hjernekapacitet på en dialog omkring det, der er blevet talt om. Sørg for, at der er tuscher nok, så der er mulighed for at bidrage aktivt.
- Få mødedeltagerne op at stå under en del af mødet. Brug rummet. Det kan være ved en tavle eller flipover, når det er relevant. Det er med til at skabe energi så mødedeltagerne ikke sidder og falder hen sent på eftermiddagen.
- Del mødedeltagerne op i par eller i mindre grupper. Det inviterer til aktivt at engagere sig i samtalen og være fælles om at bidrage. Del gruppernes arbejde i fælles plenum efterfølgende.
Tag evt. et kig på artiklen her: 5 simple trin til visuel mødeledelse, der skaber forståelse og engagement
Time – tid
Mødedeltagerne kommer dryssende og mødet starter ikke til tiden. Nogen går før mødet er slut.
Sæt en ramme for, hvordan I forholder jer til tid med disse 3 punkter:
- Start til tiden. Hver gang. Ellers så lærer du dine mødedeltagere at det er ok at komme for sent fordi møderne alligevel aldrig starter til tiden.
- Hold pauser under møder der varer mere end en time. Det understøtter at mødedeltagerne kan holde fokus. De kan tale socialt sammen, tage vigtige opkald, tjekke mails osv. i pausen.
- Vær realistisk. Mennesket er et tidsoptimistisk væsen. Giv gerne 15 minutters pauser. Sæt tid nok af til de forskellige dele i dagsordenen.
Tag evt. et kig på artiklen her: Hvordan god tidsstyring sikrer glade mødedeltagere… og middagsgæster
Så! Nu er vi kommet til slutningen og det helt store spørgsmål:
Føler du dig godt klædt på til opgaven? Eller vil du gerne have professionel hjælp til at styrke din mødeledelse eller mødekulturen i din organisation? Så tag fat i mig eller én af mine dygtige kolleger fx Ann Graugaard.