Det berømte operahus i Sydney var planlagt til at stå færdigt i 1963. Et årti senere i 1973 stod et mindre ambitiøst Operahus færdigt. Det havde kostet 102 mio. dollars. Det oprindelige budget var blot på 7 mio. dollars. Hvad skete der?
Tidsplanen skred.
Faktisk er det med planlægningen ofte meget svært. Hvis du ikke kender det fra dit job, så kender du det sikkert fra dit privatliv – og julegaveindkøb er et godt eksempel på, at vores planer ikke holder.
The planning fallacy = Planlægnings-fejlslutningen
Det er øjensynligt et grundlæggende menneskeligt træk, at vi er ret dårlige til at estimere og forudsige omfanget af et projekt. Vi er generelt alt for optimistiske i vores planlægning. De to forskere Daniel Kahneman og Amos Tversky døbte dette fænomen ”the planning fallacy”.
Lad os prøve at lave et lille forsøg. Lav lige en detaljeret plan for alle dine julegaveindkøb. En skitse over:
- Hvad du skal købe?
- Til hvem?
- Hvor?
- Og ikke mindst hvornår?
Når du kigger på din plan, hvor mange dage før jul tror du, at du er færdig med gaveræset?
Lad os sige, at du lander på et resultat, der siger, at du er færdige 5 dage før jul. Din rettidige planlægning giver dig allerede nu lidt ro i maven over, at der er 5 dage op til den 24. december, hvor du kan bruge tiden på alle de andre stressende aktiviteter, der skal være på plads for at sikre at julehyggen og roen kan sænke sig i familien.
Hvordan gik det sidste jul?
Glæd dig ikke for tidligt. For du tager højest sandsynligt fejl. Du har nemlig fået stillet det forkerte spørgsmål. I stedet for at fokusere på alle de elementer, der skal være på plads i selve projektet (gaveindkøbene), så skal du i stedet spørge til, hvornår du var færdig med indkøbene de sidste tre år. Eller spørge nogen, der skal købe lige så mange gaver som dig, hvornår de var færdige sidste år. Det ville give dig et mere realistisk billede af, hvornår du er færdig.
Planlægning fører til over-optimisme
De to forskere Kahneman og Tversky har i en undersøgelse bedt en gruppe studerende lave nogle detaljerede planer for deres juleindkøb. En anden gruppe studerende blev blot bedt vurdere, hvornår de forventes at afslutte deres juleindkøb .
Den første gruppe (med de detaljerede planer) mente, at de kunne afslutte deres juleshopping mere end en uge før jul.
Den anden gruppe (uden den detaljerede planlægning) forventede at være færdige med gaveræset gennemsnitligt 4 dage før jul.
I virkeligheden blev begge grupper færdige gennemsnitligt 3 dage før jul .
Konklusion: Vi er alt for optimistiske i vores planlægning – og jo mere detaljeret vores planlægning er, des mere over-optimistiske er vi.
Husk altid at estimere både inde i og uden for dit projekt
Vi har en tendens til at planlægge aktiviteterne i vores projekter i et vakuum, hvor vi tager udgangspunkt i “best case scenario”.
Vi glemmer at tage højde for alle de forstyrrende ting omkring projektet, der kan have effekt på tidsplanen. De mange julefrokoster, juleafslutningerne med ungerne, den travle periode på jobbet, influenza-sæsonen osv.
Derfor skal man altid huske at estimere uden for projektet:
- Hvordan er det gået i lignende projekter, jeg har lavet tidligere?
- Hvilke erfaringer kan jeg høste hos andre, der har været igennem lignende projekter?
Når det er sagt, så er et projekt som Operahuset alt andet lige uendeligt meget større og mere komplekst end julegaveindkøb. Her er der også andre kræfter på spil. Sidder du på et megaprojekt, så bryg en kande kaffe. Sæt dig godt til rette og brug en time i Bent Flyvbjergs selskab (Start gerne 7 min inde i videoen, der er lidt knas i starten).
