Viden

fra os til dig

Hvordan god tidsstyring sikrer glade mødedeltagere… og middagsgæster

Maja Dalgaard Pøhler / [email protected]

Denne blog er en del af en serie, hvor jeg vil give dig nogle tips til at blive en god vært – eller nærmere bestemt en god facilitator, som det kaldes, når man er den som skal lede en gruppe deltagere gennem en udviklingsproces. Så det kan både være i rollen som mødeleder, procesleder eller underviser.

Forestil dig at du kommer til en middag hos en ny bekendt. Du ankommer til den tid, som du blev inviteret til, kl.19, men du oplever, at der er mange andre som kommer dryssende over de næste 20 minutter. En time senere sætter I jer til bords, men der går yderligere en halv time førend forretten serveres og hovedretten trækker også ud. Du skal nå et tog hjem kl.0.34, men desserten lander først foran dig kl. 23.55 – og stort set samtidig rejser værten sig med en selskabsleg i ærmet.

Situationen er frustrerende og den lange ventetid har gjort det svært for dig at være tilstede i selskabet. Og nu bliver du simpelthen snart nød til at gå!

Den frustrerende følelse gælder uanset, om du sidder til en middag, i et møde, til en workshop eller til konference, hvor dine forventninger til planen ikke holder.Facilitering - fokus på tid

Så hvordan sikrer du, at tidsplanen holder? En god facilitator trækker på en række forskellige værktøjer, som vi kender fra værtskabet. Og billedligt talt hænger der, mange værktøjer i mit ”værtskab”. Blandt andet et ur og netop derfor er fokus i denne blog: TID.

Det er svært at være vært

Det er vigtigt for de fleste mennesker at kende rammerne, for den proces de skal igennem, for at kunne være til stede og få maksimalt udbytte.

I rollen som facilitator skal du derfor mestre at være en dygtig vært. Det er dig, der lægger planen, du skal have overblikket og få hele processen til at glide. Og ikke mindst styre tiden, så alt nås inden for de givne rammer.

3 trin der sikrer, at du holder tidsplanen

En kort guide til at planlægge din proces, hvad end det er en times møde, en heldagsworkshop eller lignende:

  1. Lav en drejebog. Måske bare for dig selv. Men gør dig selv den tjeneste at sætte tidspunkter på, så du ved nogenlunde hvor lang tid hvert punkt må tage. Både så du når det, du har sat dig for og ikke mindst så deltagerne får det meste og bedste ud af den proces, som de skal guides igennem af dig.

    Indlæg pauser og buffere, til HVIS nu I går over tid på et punkt eller to.

    OBS: Hvis du laver et synligt program med tidspunkter på, så overhold tiderne. Der vil helt sikkert være nogle af dine deltagere som sidder og tripper, når du begynder at gå ind i frokostpausen, eller værre: det tidspunkt, hvor de havde tænkt sig at smide stængerne på cyklen hjem.

  2. Mærk rummet. Er luften gået ud af ballonen, så kort ned! Der er ingen grund til død og pine at bruge de 20 minutter til et punkt, som du har sat af, hvis folk har snakket det igennem på 7 minutter.

  3. Vær realistisk og vær konsekvent – og ja det er svært! Kan du egentlig nå alt det du har planlagt? Hvad er need to have og hvad er nice to have? Og er du klar til at tage ansvaret for det? For det kræver at du af og til må sige til en deltager: ”Thomas, det er en super interessant pointe, lad os tage den i pausen eller på næste møde” eller ”tak, det noterer jeg lige – og vender tilbage til dig hurtigst muligt” eller ”jeg lukker diskussionen nu, så vi kan nå, det vi skal. Lad os fortsætte snakken (på et senere tidspunkt)”.

    Sæt evt. nogle regler op og sæt en alarm, så når uret bipper, så er der bare ikke mere tid. Det er altid fint at have noget tredje at referere til, så det ikke er dig der er bad guy, men det stopur, der bimler.

Det er dig, der skaber de gode rammer for læring og optimal deltagelse

Det er min erfaring, at det godt kan betale sig at træne sit blik for energien i rummet og øve sig på at overholde tiden. I de fleste processer, vil vi som deltagere gerne guides igennem af en dygtig facilitator. Vi bliver glade, når vi når alle punkterne på dagsordenen og får det ud af tiden, som vi skal undervejs. Det giver os energi at få pauser og muligheden for at fylde depoterne. Og det er fedt at kunne rejse sig og gå til tiden. Alt andet skaber støj – og støj forstyrrer både vores læring og deltagelse.

Selvom vi kan have forskellige forventninger til hvad et vellykket middagsselskab indebærer, så er det alligevel fedt, når vi føler, at der er et godt flow og vi kan deltage optimalt. Min påstand er, at det er værtens ansvar at skaber de optimale rammer, så de inviterede kan nyde den tid, de er samlet.

God fornøjelse med dit næste møde eller middagsselskab.

Facilitering - tid