Det er mest effektivt ikke at tænke i effektivitet
Når vi vil være mest effektive, så tænker vi – ganske naturligt – at vi sætter effektiviteten som højeste kontekst. Vi spørger eksempelvis: “Hvordan gør vi de her møder mest muligt effektive?”.
Så begynder vi at definere “effektive møder”. Det bliver noget med evidens, noget med at samle en række mødeledere til kursus i effektive møder; dens slags. Vi tror vi skal starte med begrebet effektivitet som en motor, men det er faktisk ikke effektivt. Grunden til det er, at vi ikke kan udstanse effektivitet som en fast størrelse. Effektivitet er resultatet af i en given situation at have fået mest muligt ud af ressourcerne. Det kan, i levende systemer, ikke sættes på formel.
Hvad man kan gøre er at sætte noget andet øverst i meningshierarkiet. Eksempelvis læring. Det kunne være, at man begynder at organisere sine møder efter at lære, hvordan man holder møder. Som en løbende bestræbelse. Gør man det, bliver eksperimenter, prøvehandlinger og anden hverdagsinnovation pludselig en naturlig del af dagens orden, og ikke noget, der fremstår som en undtagelse.
Man kan også sagtens sætte andet end læring øverst, eksempelvis mening eller energi.
Møderne skal genforvildes
Hele tricket er at genforvilde møderne. At antage de ikke er, og ikke kan komme til, at stå i en fast og færdig effektiv form. Det mest effektive møde er det møde, der levende folder sig ud og løber derhen, hvor det skal, og det kan det kun af sig selv. Med hjælp, støtte og påvirkning fra deltagerne og ikke mindst mødelederen, men ikke desto mindre af sig selv.
Man kan sagtens lave en sirlig dagsorden og have præcise forventninger til mødedeltagerne, der er sendt ud på mail på forhånd, men det er på ingen måde lig, at mødet bliver effektivitet. Det kan endda være omvendt; jo mere struktur, der på forhånd er dannet, og jo mere præcise forventningerne er til deltagerne, desto smallere bliver det hensigtsmæssige udfaldsrum. Det samme kan udtrykkes på den måde, at jo klarere strukturerne er dannet på forhånd, desto flere præmisser er der for mødedeltagerne at opfylde, for at mødet bliver effektivt.
At genforvilde møderne indebærer at manifestere mødets absolut minimale attributter på forhånd (det kan være mødets varighed, dets formål, et bestemt tema eller andet), og helt principielt lade resten og alt andet stå åbent. At mødet starter med at forholde sig til sig selv som møde, og tåle det meste, fremstår rodet, uordnet og komplekst.
Promentums arbejde med modeller for genforvildning
I Promentum har vi arbejdet med adskillige modeller for genforvildning af møder, herunder princippet om fortætning:
- Vær klar på det ufravigelige (vedrørende tid, sted, indhold, resultat eller andet), og marker det tydeligt.
- Derfra er alt principielt åbent. Stå eventuelt sammen ved en aftale. Tøm hovederne på indholdsoverskrifter, hensigter og alt muligt, gerne i blandet orden.
- Stå fortsat sammen, tål det uafklarede, og se om noget viser sig. Går noget igennem de mange elementer, toner nogle forudsætninger frem, måske nogle delte interesser?
- Find et startpunkt. Noget der i al fald skal håndteres, tales om eller ordnes. Dan en lille slagplan for mødet, men ikke længere end I kan skue.
- Hold derfra vekselvirkninger mellem at forholde jer til mødet (ved den stående tavle) og afvikling af mødets elementer.
- Afslut med et genbesøg ved jeres højeste kontekst (læring, mening, energi eller andet).
Punkterne udtrykker blot et eksempel. Selve princippet er at lade et møde øge sin fortætning hen over mødets varighed. Det er mest effektivt, eftersom det bedst tillader den på mødet rådende væsentlighed at kunne udtrykke sig. Ganske enkelt fordi forestillingen om væsentlighed ikke er dannet forud.
Vil du høre mere om, hvordan man forbedrer møder? Så lyt med her.
