Selvom det er de færreste af os, der stadig indstiller radiofrekvensen, så kan det i projektarbejde være en stor fordel at være opmærksom på forskellige projektinteressenters frekvenser.
Denne artikel vil give dig en strategi til at kortlægge dit projekts interessenter, udvide dit blik for hvordan du kan motivere dine projektinteressenter og (forhåbentligt) give dig bedre forudsætninger for at lykkes med din projektledelse.
Før vi ser på, hvordan vi kan arbejde med interessenterne, vil jeg kort præcisere, hvad jeg egentlig mener med interessenter: Interessenter er alle dem, der enten bliver påvirket af eller kan påvirke projektet eller projektets resultater.
Der er flere, end du måske lige tror.
Godt, så er definitionen på plads. Nu til analysen.
Interessentanalyse
For bedre at kunne arbejde med dine interessenter, så er det en fordel, hvis du ved noget om dem. For at blive klogere på, hvem de er, kan det være nødvendigt at starte med en interessentanalyse. I en klassisk interessentanalyse er der fire grundtrin:
- Identificér
- Sorter og priotér
- Lav en plan for håndtering
- Justér om nødvendigt
Husk: En interessentanalyse behøver ikke tage lang tid.15 minutters tanker på interessenterne er meget bedre end ingen – og en time er selvfølgelig bedre end 15 minutter.
Identificér dine interessenter – gerne med navn
Første skridt mod god interessenthåndtering er at identificere interessenterne.
En klassisk fejl er, at vi får lavet alt for store grupperinger. Det kan for eksempel være medarbejderne, kommunerne, borgerne, brugerne, lederne, politikerne eller kunderne. Har vi så store grupperinger og laver samme tiltag for alle, er der en overhængende fare for, at vi rammer skævt – eller kun rammer dem, der allerede er overbevist.
Hvis du ikke kan sætte navn på din interessent, så tænk gerne i undergrupperinger. Alene det at dele medarbejderne op i ’medarbejdere for’ og ’medarbejdere imod’ vil hjælpe.
Sortér og prioritér interessenterne, så du ved, hvem du skal have fokus på
Skridt nummer to er at sortere interessenterne ud fra, hvor aktive, du har brug for, de er i projektet, og ud fra hvor stor indflydelse, de har eller potentielt set kan få på projektet. På den måde kan du efterfølgende prioritere, hvem du med fordel skal rette din opmærksomhed mod.
Hvis du eksempelvis skal implementere en ny arbejdsgang for sagsbehandlere på et jobcenter, og det er et vigtigt succeskriterie, at sagsbehandlerne begynder at bruge det nye system. Så er deres aktive medvirken nødvendig. Hvis de ikke får mulighed for at påvirke beslutningerne i projektet – så som om den nye arbejdsgang skal implementeres – så er deres indflydelse lav. Hvis de derimod selv kan være med til at bestemme den nye arbejdsgang, vil deres indflydelse være høj.
Det er i denne sortering, at det nogle gange bliver tydeligt, om vores grupperingerne er for store. Er de det, så del dem op. Det er her prioriteringen kommer ind: Jo mere aktive du har brug for at dine interessenter er – eller jo mere indflydelse de potentielt kan få – des vigtigere er det, at du gør dig nogle tanker om, hvordan du vil håndtere dem. Hvis du har begrænset tid eller ressourcer, så koncentrer dig for eksempel om de fem væsentligste interessenter – og særligt dem, som du vil til at starte med.
Lav en plan for hvordan du vil håndtere dine interessenter
Trin nummer tre er at sætte dig i interessentens sted. Forestil dig, hvad de tænker om det at skulle ændre arbejdsgang, flytte kontor, dokumentere i nye skabeloner, skifte team eller gøre noget, som de ikke har gjort før. Hvilke fordele kan de se? Og hvilke ulemper? Det er her nemt at falde i fælden: ”Den nye arbejdsgang gør det nemmere for sagsbehandlerne, så fordelen er, at deres opgaveløsning bliver nemmere”. Men er det også det, interessenterne ser? Eller er det, hvad du gerne vil have, at de ser? Hvis der er tale om sidstnævnte, kan du ikke nævne det som en fordel i deres øjne.
Er du i tvivl om, hvad de synes, så spørg. Hvem bedre til at forstå udgangspunktet end interessenterne selv eller nogen, der kender dem godt. Det handler om at prøve at forstå deres udgangspunkt for bedre at kunne kommunikere og tilrettelægge handlinger. Som ledelsesguruen Stephen Covey formulerede det: Søg først at forstå, dernæst at blive forstået.
Justér projektet til efter den viden du får i interessentanalysen
Sørg for, at de handlinger, I identificerer, bliver implementeret i projektets plan og målformulering. Måske giver det anledning til at snævre målgruppen ind, justere på jeres succeskriterier eller leverancer.
Når du først har dannet dig et overblik over interessenterne, kan det være en fordel for dig at prioritere dine interessenter. Dette gør det lettere at blive klogere på, hvordan du kan inddrage projektets interessenter på bedst mulig vis. Og det er her, du får brug for den tidligere omtalte radiofrekvens.
Frekvensen hedder WII FM; WII, ligesom den konsol Nintendo udviklede, som du sandsynligvis har set blive brugt, når venner, børn, ægtefæller m.m. danser, spiller tennis/bowling eller øver deres golfslag foran fjernsynet med en (eller flere) controllers i hænderne. WII FM står for What’s In It For Me.
At forstå dine interessenters perspektiv giver dig mulighed for at involvere, inddrage og i sidste ende motivere dem. Motivation er noget af det, som oftest bliver nævnt, når jeg superviserer projektledere og projektejere. Her kommer der spørgsmål som: Hvordan motiverer jeg mine projektdeltagere? Og hvorfor gør de ikke bare, som jeg siger?
Okay, måske er de ikke helt så direkte, men du forstår pointen.
Som vi ved fra Deci og Ryans teori om Self-Determination Theory (på dansk selvbestemmelsesteori), så er det medbestemmelse og involvering, der motiverer mennesker. Ydre faktorer som belønning kan fungere i kortere perioder, men over tid er det noget andet, der driver os.
Når vi arbejder med interessenter, synes det rammende at bruge citatet:
“man kan trække hesten til truget, men man kan ikke tvinge den til at drikke”. Sådan kan det somme tider føles i projektledelse. Derfor kan det være relevant for dig, når du ser på dine interessentanalyser. Hvem kan? Og hvem vil?
Her vil jeg anbefale dig at arbejde med dem, som vil, fordi det bliver nemmere at klæde dem på med kompetencer, end det er at finde motivationen frem hos de allerede kompetente.
Start med at fokusere på de interessenter, der gerne vil, men ikke kan, frem for de, der ikke vil, men godt kan. Det er nemmere at tillære folk kompetencer, end det er at motivere dem.
Her vil jeg anbefale dig at arbejde med dem, som vil, fordi det bliver nemmere at klæde dem på med kompetencer, end det er at finde motivationen frem hos de allerede kompetente.
Så I dine projekter kan det være en fordel at kortlægge dine interessenter og finde deres WII FM. Det vigtigste er ikke altid at fokusere på, om de besidder evner. Det væsentligste kan nogle gange være, at finde ud af om de er motiverede for at det, du vil have dem til (eller kan blive det).
Jeg havde for nylig en projektleder, som fortalte, hvordan han havde arbejdet med at motivere sine interessenter:
“Jeg sad med en gruppe af deltagere, som ikke havde den store interesse i at hjælpe projektet på vej, fordi de ikke syntes, det omhandlede dem. Men da jeg så begyndte at snakke med den ene og rose afdelingen for en løsning, de havde lavet, fordi jeg ved de var enormt fagligt stolte, så åbnede han lidt op. Og så fik jeg samtidig lige spurgt, om han ikke lige kunne hjælpe mig med en lille del af projektet. Og vupti, så kom de også med på banen”.
Ikke alt interessentarbejde er lige nemt, og modstand imod noget nyt har sine årsager. Derfor ligger en stor del af arbejdet med interessenter også i at forstå dem. Udgangspunktet er ikke at svare igen (eller have en bedre forklaring), men helt grundlæggende af forstå. Så for lige at bringe Covey på banen en sidste gang:
Søg først at forstå, dernæst at blive forstået – i høj grad også når du arbejder med interessenter.