At klappe i takt er en simpel leg, så takten holdes, så rytmen indfinder sig.

Den rytmiske takt har en stor kvalitet i mange sammenhænge. Og en fast takt giver stor værdi at overføre til program- og projektledelse.

Forestil dig, hvad der ville ske, hvis vi lærte at drive vores projekter med en fast takt, så alle stemte i og fulgte med.

Vi ville blandt andet undgå den klassiske udfordring, hvor et uforudset problem spænder ben undervejs. Et uforudset problem kræver ofte en beslutning fra styregruppen. Og ventetiden til næste styregruppemøde forhaler typisk projektet i kortere eller længere perioder.

Er der derimod en fast rytme, der giver flow hele projektet igennem, så kan vi fjerne stop og ventetid af enhver karakter.

Men hvordan gør vi det?

Inddrag hele holdet, i beslutningerne om projekttrekanten

Et første vigtig step er projekttrekanten. At få talt den igennem og få besluttet, hvordan den skal se ud sammen med projektteamet, styregruppen og ikke mindst med kunderne. Projekttrekanten skaber et fælles fundament, en enighed i leverancerne, i kvaliteten og i eksekveringstiden.

Min erfaring er, at det ofte er styregruppen og projektlederen, der alene beslutter, hvordan projekttrekanten bliver fastlagt. Det er dem, der har det sidste ord. Kvaliteten i projektet bliver dog oftest langt bedre, når projektteam og kunderne også inddrages i arbejdet med projekttrekanten.

Det tager tid og det koster ressourcer, men det er netop outputtet af samarbejdet mellem alle parterne, der danner grundlag for at alle der bidrager til projektet, kan holde takten.

Næste step er en god målformulering

En workshop er en god måde at få målformuleringen på plads. Men workshoppen er kun effektiv, hvis de rette involverede er tilstede og bidrager. Projektteam og kunder skal tale sammen og i fællesskab få en forståelse for behov og ønsker – og ikke mindst for muligheder.

Det er ligeledes vigtigt, at styregruppen er stærkt repræsenteret på dele af workshoppen, så der kan træffes beslutninger på stedet.

Sørg for at bringe følgende spørgsmål til mødet: Hvad ønsker kunden reelt set at få lavet? Hvad er – populært sagt “nice to” og “need to”? Du kan lade dig inspirere af værktøjet MVP – Minimum Viable Product.

Når man som projektleder kender billedet af værdi og gevinst, så er det langt lettere at tale om, hvad der SKAL leveres og hvad der KAN leveres løbende i projektet. Det handler om at få taget snakken up front. Det hjælper blandt andet kunden til at tænke i de rette baner og træffe gode beslutninger.

Og så er takten lagt i forhold til leverance og kvalitet.

Den overordnede plan bygger ovenpå målformuleringerne

Målformuleringen leder videre til den overordnede plan, hvor du sammen med kunden og mulige leverandører bliver enige om takten i forhold til afhængigheder. Det kan fx handle om, hvornår skal projektet være klar med en delleverance, for at kunden kan arbejde videre? Og hvornår skal leverandøren være færdig med sin leverance så projektteamet kan tage over?

Det er kendt stof for mange projektledere og programledere at bruge oceaner af tid igennem et projekt på statusmøder og opfølgning omkring afhængigheder. Det tager tid og energi og kan ofte ende i frustration.

Et godt skridt til at klappe i takt er derfor, at lave planen sammen med projektteamet, kunden og leverandørerne. Så de gode dialoger danner grundlag for den gode overordnede plan. Velvidende at I ikke kender detaljer og at der altid sker uforudsigelige ting (det er jo et projekt). Planen bliver overordnet, men mere skudsikker på denne måde.

En anden gevinst er, at snakken om afhængigheder tages up front. I og med at planen bliver transparent og mere “fælleseje”, så er det min oplevelse, at der bliver taget ejerskab for afhængighederne. Dermed er der skabt grundlag for at arbejde proaktivt – så kommer den gode takt og flowet i centrum for projektet.

Og kimen til takten i forhold til afhængigheder er lagt.

Husk den gode dialog og jævnlig kommunikation

Det hele skal selvfølgelig plejes løbende for at takten holdes og ingen spiller falsk.

De gode dialoger skal være daglige. Et super effektivt værktøj til dette er stand-up-møder. Det kræver kun 15 min hver dag eller en gang om ugen – afhængig af projektets takt. Mødet bruges til at tale om, hvad projektteamet arbejder på, og hvilke udfordringer de måtte have. Og tag gerne kunderne med på en lytter. Det er alletiders chance for at informere, klappe i takt og bevare rytmen.

Ordlyden at klappe i takt er – i sin rene form – godt at tale med kunderne og leverandører omkring. Ingen bryder sig om ventetid og spildtid. Så benyt lejligheden til at tale ind i ordlyden i projektets start, undervejs og evaluer efterfølgende; hvordan blev takten holdt.