Du spænder ubevidst ben for dit eget projekt: Lær at undgå fælden

Du har nok ikke bidt mærke i det, men en følelse af knaphed – og det tunnelsyn der følger med – spænder ofte ben for dit projekt. Som projektleder er det et vilkår, du skal lære at tage højde for og planlægge dig ud af. I dette blogindlæg får du indblik i, hvordan du som projektleder bliver opmærksom på knaphed og tunnelsyn. Og du får mine anbefalinger til, hvordan du bedst undgår, at det ødelægger dit projekt.

Følelsen af knaphed hijacker din tænkning

Vores hjerner er fra naturens side kun udstyret med en hvis portion båndbredde. Vi har en max kapacitet. Kommer vi under pres – fx hvis tiden vi har til at løse en opgave bliver kortere end forventet – så opstår der en følelse af knaphed i os. Når følelsen af knaphed indtræder hijacker den vores tænkning, opmærksomhed og fokus.

Hvis du ikke er bevidst om knapheds-mindsettet, så styrer det din adfærd. Til tider er det en fordel, især når der er en deadline rundt om hjørnet, men det kan også gøre dig ekstremt ineffektiv, netop fordi det skaber tunnelsyn. Alt det der ligger uden for tunnelen bliver automatisk negligeret – også selvom om det er super vigtige ting.

Nedenstående eksempel fra virkelighedens verden illustrerer, hvor fatalt det kan være at ignorere faren ved tunnelsyn.

Døde brandmænd slukker ikke ildebrande

En brandmand bliver kaldt ud til en voldsom brand, hvor menneskeliv er i fare. Han skynder sig i tøjet, ind i brandbilen, tænder sirenen og suser afsted med sine kollegaer. Da brandbilen drejer i et skarpt sving, flyver bildøren op og brandmanden bliver kastet ud. Han lander uheldigt og overlever ikke ulykken.

Hvorfor gik det så galt?

Først og fremmest var døren ikke ordentlig lukket. Det afgørende var dog at brandmanden havde glemt at tage sikkerhedsselen på. Han var fanget i et tunnelsyn med fokus på at komme så hurtigt ud til branden som muligt velvidende at sekunder kan være altafgørende, når der skal reddes menneskeliv i en brand. Tid føltes som en knaphed. Bildøren og selen var ikke inde i tunnelen og dermed var hans egen sikkerhed ikke i fokus.

Din projektgruppe, styregruppen og interessenterne er dine brandmænd

Eksemplet er worst case. Brandbilen er dit projekt og branden er dit formål. Alle brandmænd har indflydelse på om branden bliver slukket og hvordan. Som projekleder er det din opgave at påvirke brandmændenes adfærd, så branden slukkes hurtigt og effektivt.

Tunnelsyn er et vilkår som projektlederen
skal tage højde for

Du kan ikke undgå tunnelsyn, men du kan sørge for at designe strukturer for arbejdet, der sikrer, at de vigtige ting kommer ind i tunnelen på de rigtige tidspunkter. Sagt med andre ord, så skal du fjerne forhindringer og dermed gøre det nemt for dine brandmænd at gøre det de skal, når de skal. På den måde undgår du nemmere omveje og afstikkere, som kan blive usigeligt dyre.

Oversat til metaforen, så kunne du have sikret at brandbilen ikke kunne starte før sikkerhedselerne var lukket korrekt. Du havde undgået et dødsfald, et forsinkende ophold på vejen, og en stab der efterfølgende var uarbejdsdygtige i en periode, fordi de havde mistet en kollega på nært hold.

3 metoder til at undgå tunnelsyn i dit projekt

Som projektleder skal du sørge for at designe strukturer for arbejdet, der sikrer, at de vigtige ting kommer ind i projekt-tunnelen på de rigtige tidspunkter. Her er tre metoder, du kan tage i brug:

1. Lav en ’knapheds-risikoanalyse’ på projektet

Hvornår antager du, der kan være fare for tunnelsyn? Er der fx perioder der forudsigeligt bliver pressede?

• Sørg for at lave afbødende tiltag ved at lægge ’tomme buffer-tider’ ind undervejs i milepælsplanen – især i pressede perioder.
• Italesæt knaphedsmindsettet over for projektgruppen, så de har mulighed for at observere sig selv, hinanden inkl. projektleder og projektet.
• Inddrag og aftal med projektgruppen ved projektstart, at den tomme tid er hellig og ikke må ofres til fordel for eksempelvis overskredne deadlines.

Projekter er dynamiske og foranderlige størrelser – derfor er det vigtigt at prioritere tid til at stoppe op og reflektere: Hvad har vi lært omkring projektet siden projektstart? Er vi på rette vej? Hvis ikke, hvad er så klogt at gøre nu?

2. Sørg for at få andres perspektiver 

Man kan hurtigt se sig blind på noget, man har arbejdet med i længere tid. Inviter derfor gerne nogen ind udervejs, som kan give andre perspektiver og stille spørgsmål. Det kunne eksempelvis være en anden projektdeltager, hvis opgaver er markant anderledes end dine eller måske nogen fra en referencegruppe. Det kan være en fordel at planlægge en aftale på forhånd. Ellers er der fare for at knaphedsmindsettet i situationen negligerer vigtigheden og overbeviser dig om, at det ikke er vigtigt, at du ikke har tid osv.

3. Tving det ind i din tunnel – fysisk eller visuelt

Situationer som denne opstår ofte: Det er en dag med pres på, du har mange bolde i luften, du bliver konstant afbrudt.
Projektejer ringer med en ændring af datoen for næste styregruppemøde, imens du sidder i et andet møde.
Datoændringen er afgørende og skal viderekommunikeres til projektgruppen, så milepælsplanen kan blive opdateret og justeret efter den nye dato. Hvordan sikrer du, at du ikke glemmer det i farten?

Rådet her er helt lavpraktisk men yderst effektivt. Skriv en note på en post-it og sæt den på din mobil- eller computerskærm. Tag evt. et billede og lav det til pauseskærm på din mobil. Er der mange ting, der dukker op i løbet af dagen, som du skal huske, men som ikke kræver handling med det samme, så gør brug af en traditionel to-do-liste. Bare sørg for, at den nye vigtige opgave er et sted, hvor du ikke kan undgå at se den.

Er du interesseret i at vide endnu mere om begrebet ‘knaphed’ og hvad det gør ved os, så kan jeg anbefale dig at læse bogen “Scarcity: The True Cost of Not Having Enough af Sendhil Mullainathan og Eldar Shafir (2014)”

Du kan også lade dig inspirere af denne TEDtalk af Sendhil Mullainathan “Solving social problems with a nudge” (20 min): https://www.youtube.com/watch?v=XBJQENjZJaA