Har du oplevet rungende stilhed ved dine projektgruppemøder? Eller måske er det altid de samme i gruppen, der siger noget, som de eneste? Det kan også være, du oplever, at du først alt for sent finder ud af, at en af dine projektdeltagere er kommet gevaldigt bagud i forhold til en aftalt milepæl, og du bryder dit hoved med spørgsmålet: ”Hvorfor kommer I ikke til mig noget før?”.
Alt for mange projektgrupper oplever lignende situationer, hvor deltagere holder sig tilbage fra at komme med idéer, feedback og spørgsmål, og hvor man for alt i verden forsøger at skjule eventuelle fejl og usikkerheder. I yderste konsekvens betyder det, at samarbejde og nytænkning svækkes, og at de samme fejl begås om og om igen, samtidig med, at hver enkelt står alene med sine udfordringer.
Heldigvis findes der også projektgrupper, hvor alle tør byde ind med nye perspektiver, og hvor man taler om fejl for at lære af dem, og hvor der er fælles opbakning til at tale om tvivlsspørgsmål, så de mest kvalificerede beslutninger kan træffes. For at nå derhen kan det være afgørende at arbejde målrettet og bevidst med psykologisk tryghed.
Hvad er psykologisk tryghed?
Psykologisk tryghed beskriver en situation, hvor gruppemedlemmer oplever, at det er trygt at bringe idéer, forslag, fejl og spørgsmål op. Det er situationer, hvor gruppemedlemmer ikke frygter at blive ydmyget eller nedgjort, når man siger noget.
En gruppe med psykologisk tryghed kan kendes på at gruppemedlemmerne:
- deler, når de begår fejl
- beder om hjælp
- deler nye idéer
- fortæller, når de er utilfredse eller har forbedringsforslag
- stiller spørgsmål
- giver plads og imødekommer hinanden i de ovennævnte situationer
I projektgrupper med høj psykologisk tryghed er der et stort rum for udvikling og læring. Mange i gruppen fremlægger deres perspektiver, man taler åbent om fejl, og om hvordan man fremover kan gøre det i stedet.
Der er også øget mulighed for at forudsige udfordringer og fange problemer i opløbet. Samtidig vil projektdeltagerne være mere tilfredse med deres arbejde, for de har mulighed for stor indflydelse og støtte.
Når der er stor psykologisk tryghed, bliver der frigivet en masse energi, fordi hver projektdeltager ikke skal bruge kræfter på at skjule eventuelle fejl eller usikkerheder. Den psykologiske tryghed er dermed afgørende for både projektets succes og for den enkeltes trivsel.
Hvordan skaber man psykologisk tryghed?
Psykologisk tryghed opstår ikke nødvendigvis naturligt i grupper. Tværtimod er vi mennesker som udgangspunkt mest tilbøjelige til at spille sikkert og undgå den potentielle risiko, der kan være ved at give sin mening til kende.
Hvis vi er i tvivl om, hvorvidt vi vil tabe ansigt eller blive straffet for at påpege fejl og mangler eller indrømme egen usikkerhed, så holder vi igen. Det betyder, at det er afgørende, at vi arbejder bevidst med at skabe psykologisk tryghed, og indsatsen skal gerne foregå på flere niveauer.
Det er væsentligt med indsatser på organisatorisk niveau for at øge den oplevede psykologiske tryghed i arbejdskulturen, men mindst lige så vigtigt er det, at vi arbejder med det på afdelings- og projektgruppeniveau.
I en virksomhed kan graden af psykologisk tryghed variere meget på tværs af projektgrupper. Nogle projektgrupper kan have høj psykologisk tryghed og andre kan have lav psykologisk tryghed.
Hver gang vi opstarter et projekt, er det en god investering at bruge kræfter på at etablere psykologisk tryghed – vi kan ikke bare antage, at den er der, fordi den bor i den generelle kultur.
Grupper bliver som bekendt ikke bare trygge ved, at projektlederen siger, de skal være det, ligesom man heller ikke nødvendigvis føler, man kan gå til chefen, selvom hun siger: ”min dør står altid åben”.
Det kræver mere end floskler at etablere en psykologisk tryg gruppe, og det kræver en kontinuerlig og konsistent indsats at fremme oplevelsen af tryghed. Her er tre fokusområder, du kan arbejde med for at øge den psykologiske tryghed i din projektgruppe
Rammesæt projektarbejdet
Italesæt hvorfor alles input er vigtige:
Vi står over for et projekt, som er meget komplekst og der er flere komponenter vi ikke har arbejdet med før, så det bliver afgørende at vi får alles input med
Projekter rummer pr. definition kompleksitet. Ofte er projekter også forbundet med mange usikkerheder og afhængigheder.
Kompleksiteten, usikkerheden og afhængighederne er selve argumentet for, hvorfor det er så afgørende at få alles perspektiver med. Glipper et perspektiv, opdager vi måske ikke tids nok, at vi har glemt at tage højde for en væsentlig risiko, eller at der er opstået nye muligheder, som i endnu højere grad kan bidrage til opfyldelsen af formålsbeskrivelsen.
For at forløse enhver projektgruppes potentiale er der brug for alles input – både ved at alle byder ind og ved at alle giver plads til hinanden.
Italesæt projektarbejde som læring:
Der er mange usikkerheder, og vi kommer helt sikkert til at tage fejl, men lad os begå fejlene så hurtigt som muligt, så vi kan lære af det
Kompleksiteten, usikkerhederne og afhængighederne gør også, at vi må lære undervejs og blive klogere. Dette gælder især i udviklingen af projektet, men i mere agile projekter bør læring i højere grad være tilbagevendende i hele processen.
I projektarbejde er det helt normalt, at man kan antage noget, som så viser sig at være forkert, når man f.eks. spørger interessenter. Ved at fremhæve usikkerheden og hvor almindeligt det er at fejle, normaliserer vi fejl og kan begynde at se fejl som vigtige for læring og udvikling af projektet.
Brug dig selv som eksempel
Fortæl om dine egne fejl og usikkerheder:
Jeg er virkelig i tvivl om, hvordan vi håndterer det bedst, vil I ikke hjælpe mig med jeres perspektiver?
Som projektleder er du en betydningsfuld kulturbærer. Derfor er det afgørende, at du selv fortæller, når du har begået fejl, og når du er i tvivl om, hvordan I skal håndtere en situation.
Samtidig er der her en god mulighed for at invitere resten af gruppen til at komme med deres perspektiver og feedback. Det kræver mod at vise den sårbarhed, men når du går forrest, viser du, at I skal kunne tale om den slags i jeres gruppe.
Arbejd med din indre dialog:
Det lyder måske banalt, at vi bør være bevidste om ikke at fokusere på worst case scenario ved at være sårbare og vise vores fejlbarlighed.
Ikke desto mindre kan de fleste af os blive fortabt i at tænke på, hvorvidt vi kommer til at fremstå dumme, inkompetente eller negative. Når vi kan mærke en lyst til at holde igen kan det derfor være givtigt at stoppe op og spørge os selv, hvad vi siger til os selv, og hvilke forventninger vi har til andres reaktioner.
Når du arbejder konstruktivt med din egen indre dialog, øger du sandsynligheden for, at du bliver mere komfortabel med at være åben og invitere ind, også selvom det kan føles sårbart.
Engagér projektgruppen
Invitér gruppen ind:
Anne og Dan jeg ved, I har haft meget kontakt til vores leverandør og med det in mente, hvad tænker I så er vigtigt for os at overveje?
Stil åbne spørgsmål til gruppen og bed om deres input. Her kan det også være effektivt at bede dele af gruppen med særlige kompetencer om at dele netop deres perspektiv.
Her kan du også spørge individuelt ind, hvis du oplever, at nogen i gruppen er stille. Når man spørger direkte, er det væsentligt at komme fra et sted, hvor man oprigtigt er nysgerrig og mener, den enkelte har vigtigt input.
Spørgsmålene skal komme af oprigtig interesse frem for den klassiske skolelærer-afhøring. Det kan også være relevant at tænke i faciliteringsgreb, hvor der gives mere tid til gruppedeltagerne kan samle sine tanker eksempelvis ved at skrive ned i stilhed eller tale med en enkelt anden inden der deles i plenum.
Vælg dine svar med omhu:
Tak for også at bringe den vinkel frem.
Når vi inviterer projektgruppedeltagere ind og beder om deres perspektiver og holdninger, så er det virkelig vigtigt, at vi takker dem for deres input, og at vi rent faktisk tager det til efterretning.
Du behøver ikke at være enig i gruppens svar, men du bør give plads til uenigheden og undlade at putte dig selv i den absolutte ekspertstol.
Hvis du beder om input, og du alligevel ender med at gå med dit eget oprindelige forslag uden at bruge deres input konstruktivt, så er faren, at deltagerne finder det meningsløst at komme med input og fremover vil undlade det.
Det kan også være nødvendigt at styre, at input og diskussioner er relevante for projektet og inden for formålet med det pågældende møde. Her er kunsten at parkere input på en respektfuld måde, anerkende behovet for at bringe det frem og foreslå, hvornår det pågældende input kan tages op.
Overvej hvilken adfærd du belønner:
Det er ganske normalt at værdsætte den person, som løser problemer uden at bekymre og belaste resten af gruppen med det.
Når vi værdsætter den selvkørende adfærd, hvor der ikke påpeges fejl i gruppen og ikke spørges om hjælp eller fælles nye måder at håndtere udfordringen på, så er der fare for, at læringen kun bor hos den enkelte deltager.
Næste gang man laver et lignende projekt, vil man formentlig begå samme fejl, for der er ikke sket læring på gruppeniveau. På længere sigt kan det koste dyrt, og derfor er værdsættelsen af den meget selvkørende adfærd potentielt set skadelig for læring.
Omvendt kan værdsættelse af adfærd, hvor fejl påpeges, og hvor der stilles spørgsmål og idégenereres, føre til markant mere læring på gruppeniveau.
Det er ikke nemt at fremme den psykologiske tryghed, men som med al læring gælder det at starte med små adfærdsændringer og bygge videre derfra.
Måske vil du på næste møde rammesætte behovet for alles input, så det står helt tydeligt. Måske vil du sørge for at invitere med nysgerrige spørgsmål til deltagerne. Eller måske vil du være ekstra fokuseret på at belønne og takke, når nogen bidrager med nye perspektiver.
Og så er det væsentligt at blive ved, så dine projektgruppedeltagere ved, hvad de kan regne med – for det giver om noget tryghed.
Indlægget er baseret på Amy Edmondsons teori og forskning om psykologisk tryghed.