Viden

fra os til dig

Beskriv de rigtige succeskriterier – ellers opnår projektet aldrig den ønskede effekt

Mikkel Flod Storgaard / ms@promentum.dk

En vigtig, men også forstyrrende, diskussion har fyldt meget de seneste 10-15 år. Metoder til målformulering har, i de projektnørdekredse jeg bevæger mig i, været livligt til debat. Agil projektledelse og SCRUM er opstået på ryggen af en reaktion mod den traditionelle og meget rationelle måde at udfolde projektets målformulering på.

  • For de mindre projektnørdede:
    Et projektets målformulering omfatter: Projektets formål, Succeskriterier og Leverancer.

Omdrejningspunktet for målformuleringsdiskussionen har været, om det rent faktisk er muligt at folde projektets leverancer og plan (altså den konkrete løsning) helt rationelt ud. Vel vidende at projekter pr. definition er noget nyt og ukendt, og at verden ikke er rationel og forudsigelig. Denne diskussion har skabt et særligt fokus på leverancer og metoder til planlægning, som har resulteret i de mere smidige og åbne metoder, som Agil projektledelse og SCRUM er.

Der er ingen tvivl om, at de ”nye” projektmetoder har bidraget til en mere smidig projektimplementering rundt omkring, men hele metodediskussionen har desværre også skabt et særligt fokus på løsnings- og planlægningsmetoder. Og fjernet fokus fra projekternes formål og succeskriterier.

Der skal mere fokus på projekternes formål og succeskriterier

Det er meget svært at arbejde klogt hen imod en tilstand, vi ikke har fået afklaret. I vores arbejde i Promentum med at støtte og udvikle projektarbejdet rundt om i offentlige organisationer og private virksomheder, oplever vi derfor ofte, at projekterne famler i blinde ift. hvorfor de er sat i verden. Projekternes formål og succeskriterier er alt for ofte enten upræcise eller fejlagtige – og beskriver ikke den ønskede effekt med projektet på en hensigtsmæssig måde.

Projektarbejdet kører således af sporet, inden det rent faktisk er sat i søen.

Succeskriterierne skal konkretisere den ønskede effekt eller tilstand
– og ikke måle på vores leverancer

I det følgende vil jeg forsøge at gennemgå målformuleringsarbejdet i et bestemt eksempel. Og beskrive den målformuleringsudfordring vi oftest ser i vores projektrådgivning.

Eksempel på projekt:
En gruppe seniorer er bekymrede for at ende deres dage som ensomme i et stort institutionelt offentligt system. De har derfor valgt at forsøge at etablere et ”ældre oldekolle” og vil på den måde sikre en alderdom med en tryg og omsorgsfuld hverdag i et aktivt fællesskab.

  • En målformulering har følgende 3 niveauer:
  • Formål: Hvorfor gennemføres projektet? Hvad ønsker vi at opnå med projektet?
  • Succeskriterier: Hvornår er formålet realiseret? En beskrivelse/konkretisering af den ønskede effekt/tilstand?
  • Leverancer: Hvordan realiseres vores formål. Én konkret beskrivelse af det vi tænker, der skal leveres for at opnå formålet og succeskriterierne.

To forskellige metoder til at lave målformulering:


Metode 1:

Rigtig mange steder arbejder man reelt med en anden rækkefølge af de tre målformuleringsniveauer: Formål, Leverancer og Succeskriterier (sådan gjorde alle i gamle dage). Og her vil projektets målformulering typisk ende med at se ud som noget i retning af:

Formål: At sikre alderdom med en tryg og omsorgsfuld hverdag i et aktivt fællesskab.

Leverancer (bliver lidt overskriftsagtigt i dette skriv): Byggemodnet grund købt. 10 boliger placeret i klyngeformation bygget og klar til overtagelse. Fælleshus med mulighed for fællesspisning og diverse fællesaktiviteter etableret. Fællesarealer der under støtter diverse ude fællesaktiviteter etableret. De 10 boliger solgt til 10 interesserede familier, osv..

Succeskriterier: Boligerne indflytningsklar 4. nov. 2017. Alle 10 boliger beboet senest 15. dec. 2017. Fælleshuset har faciliteterne til osv. Og disse er taget i brug senest 1. dec. 2017.

 

Det der sker i denne type målformuleringer er, at succeskriterierne udelukkende kommer til at måle på vores leverancer. Og det betyder, at vi sagtens kan have opfyldt alle succeskriterierne uden overhovedet at være kommet formålet ét skridt nærmere.

I ovennævnte eksempel, kan alle succeskriterierne således være opfyldt, uden at de ældres hverdag reelt er blevet mere ”tryg” eller ”omsorgsfuld”, og der er heller ikke nogen garanti for, at de oplever noget ”fællesskab” i hverdagen.

Generelt kan man vel sige, at man ikke er lykkedes med sit projekt, bare fordi vi har fået leveret de aftalte leverancer – for leverancerne kan jo være de forkerte.

Vi er først lykkedes med projektet, når vi har fået realiseret formålet.

Derfor er det vigtigt, at du udarbejder din målformulering for dit projekt som beskrevet i metode 2.

Metode 2:

I metode 2 fastholdes rækkefølgen: Formål, Succeskriterier og Leverancer. Og succeskriterierne bruges aktivt til at afdække og afklare formålet og den ønskede effekt eller tilstand.

Det betyder helt konkret, at man ud fra metode 2, når man beskriver succeskriterierne, vil bruge tid og energi på at afklare begreberne ”en tryg hverdag”, ”en omsorgsfuld hverdag” og ”et aktivt fællesskab”. ”Hvordan kan man konstatere, at der er skabt et aktivt fællesskab” – svaret skal findes i en beskrivelse af den forventede (og ønskede) adfærd og forventede (og ønskede) hverdag, når projektet er realiseret.

Og målformuleringen vil således typisk blive noget i retning af:

Formål: At sikre alderdom med en tryg og omsorgsfuld hverdag i et aktivt fællesskab.

Succeskriterier: 90 % af beboerne svarer ved en spørgeundersøgelse, at de ”føler sig trygge” eller ”føler sig meget trygge”. Højest 7 % af beboerne svarer ved en spørgeundersøgelse, at de ”føler sig ensomme” eller ”føler sig meget ensomme”. 80 % af beboerne deltager minimum 3 gange om ugen i diverse fællesaktiviteter osv.


Leverancer
(bliver lidt overskriftsagtigt i dette skriv):
Leverancerne, der også var med i metode 1, er sikkert stadig relevante:

Byggemodnet grund købt. 10 boliger etableret i klyngeformation bygget og klar til overtagelse. Fælleshus med mulighed for fællesspisning og diverse fællesaktiviteter etableret. Fællesarealer der under støtter diverse ude fællesaktiviteter etableret. De 10 boliger solgt til 10 interesserede familier osv.

Men derudover er det nødvendigt, hvis vi skal opfylde succeskriterierne i metode 2 (der måler på tryghed, omsorg og fællesskab), at projektet leverer flere andre leverancer.

Fx: Der er etableret og igangsat drift af fællesspisning fire dage om ugen. Der er på de fælles udearealer skabt et bevægelsescensorstyret lyssystem, der sikrer, at udeområderne er fuldt oplyste, når nogen bevæger sig rundt om natten. Der er ansat en intern privat hjemmehjælp, der kan dække beboernes umiddelbare daglige plejebehov (finansieret over den fælles husleje) osv.


Husk altid at fastholde fokus på den ønskede effekt og den ønskede adfærdsændring

Der vil meget ofte være meget stor forskel på de mulige projekter alt efter om projekterne udfoldes i en metode 1 eller en metode 2 kultur. Men i de projekter, der har som en del af formålet, at de skal have nogen til at ændre adfærd, vil det stort set kun være projekter, udviklet med metode 2, der vil lykkedes med at realisere dette formål. De andre vil ofte kunne evalueres godt, fordi succeskriterierne er opfyldt – men de vil ikke være lykkedes ift. at opnå den ønskede effekt/adfærdsændring.

Så tag et kritisk kig på dit projekt eller på projekterne i din organisation.

Hvor gode er I til konkretisere formålet i succeskriterierne? Kommer I til at måle på jeres leverancer i stedet?

I givet fald skal jeres målformulering have et rul til, hvor I folder det yderligere ud.

Få projektrådgivning, som er konkret sparring her og nu

Få hurtig sparring på en konkret sag eller udfordring. Upload fx din projektbeskrivelse eller et andet projektdokument. Bliv derefter kontaktet af en konsulent, der giver dig rådgivning, sparring og feedback på din aktuelle udfordring. På denne måde kommer du hurtigt og godt videre og undgår klassiske faldgruber.

Bestil eller læs mere om vores  projektrådgivning.

Skriv et svar

Din e-mailadresse vil ikke blive publiceret. Krævede felter er markeret med *