Viden

fra os til dig

5 simple trin til visuel mødeledelse, der skaber forståelse og engagement

Nynne Nørgaard Jensen / [email protected]

Vi skal forholde os til fem gange mere information end vi gjorde tilbage i 1986 dokumenterer en analyse fra The Telegraph. Den eksplosive stigning i mængden af information er en udfordring for vores hjerner. I disse år er vi derfor midt i det, man kan kalde en visuel revolution. For det er sådan med menneskets hjerne, at den aflæser og husker visuel information langt hurtigere og mere effektivt end information, der bliver præsenteret i ord, som vi har været vant til at gøre det.

Hvis du vil have medarbejdere, projektdeltagere eller kolleger til at forstå og reagere på dine budskaber hurtigt og effektivt, så kræver det, at du kan omsætte kompleks data, forretningsplaner og strategier til letforståelige, visuelle elementer fremfor ren tekst.

I de næste afsnit kan du derfor læse, hvordan visuel facilitering af møder fungerer og hvorfor det er en vigtig kompetence i fremtiden. Og du får afslutningsvis mine fem bedste råd til at komme godt fra start.

Vær strategisk og tegn sammen

Min erfaring er, at mødedeltagere ofte siger, at de ‘ved’ hvad en proces involverer, men hvis du beder dem tegne den, så får du vidt forskellige billeder.

Det har desværre den konsekvens at processer bliver trukket i langdrag. For når der er noget vi ikke forstår ordentligt, så har vi en tendens til at udskyde de beslutninger, der vedrører emnet. Når vi derimod forstår en udfordring, så træffer vi hurtigere og mere kvalificerede beslutninger, der leder til bedre resultater og bedre business performance.


Visualiseret information har fået mere plads i verdensbilledet

Der er kommet:
– 400% flere illustrationer i litteratur siden 1990 (Google Ngram Viewer.)
– 9900% flere billeder på internettet siden 2007 (Google Trends.)
– 142%  flere billeder i aviser mellem 1985-1994 (Zacks, J., Levy, E., Tversky, B., Schinao, D.)


Grafisk facilitering er et stærkt værktøj

Grafisk facilitering er en visuel arbejdsmetode, der hjælper folk med at se deres tanker, tænke mere effektivt, kommunikere, analysere, brainstorme og træffe beslutninger og også håndtere konflikter. Når vi bruger tegninger eller illustrationer i stedet for ord, så forsøger vores hjerne at gætte, hvad meningen er. Det skaber associationer og giver adgang til vores kreativitet. Ved det lineære, skrevne ord ved hjernen med det samme, hvad svaret er – og det åbner derfor ikke op for muligheder lige så effektivt som illustrationer.

Grafisk facilitering hjælper med at flytte folk fremad ved at øge klarhed, skabe fælles mening og forståelse. Særligt når der er tale om forvirrende og kompleks information. Den visuelle tænkning hjælper os til at bryde noget stort og komplekst ned i mindre bidder og sammensætte dem for at finde nye mønstre og ny mening.

Vi skal derfor blive bedre til at tegne os igennem forskellige steps sammen. Et visuelt display af fx et flow hjælper mødedeltagere med at skabe den samme forståelse af en udfordring eller en strategi. Ved at se abstrakte ting tegnet i en sammenhæng, så bliver den fælles forståelse forbedret. Deltagerne vil ofte også opleve, at de er medskabere af meningen, hvilket øger følelsen af ejerskab. Og produktet og indholdet af mødet bliver desuden nemmere at genkalde fra hukommelsen. I sidste ende øger det chancen betydeligt for at deltagerne handler på det efterfølgende.

Sådan kommer du i gang:

Her får du mine fem simple trin til at komme godt fra start med visuel facilitering.

  1. Kast dig ud i det
  2. Find templates og guidelines online
  3. Øv dig i at skrive stort og pænt
  4. Eksperimentér med farver
  5. Keep it simple

 

1. Kast dig ud i det
Alle kan tegne. Visuel facilitering handler om at skabe mening gennem illustrationer. Hjernen er indrettet så smart at den nemt omsætter en tændstikmand til et reelt billede af et menneske. Det betyder at du ikke behøver at være kunster for at kommunikere visuelt. Det er helt fint at tegne ledelsen som en cirkel, projektgruppen som en firkant og projektet som en trekant. Jo simplere jo bedre. Så spring ud i det.
Øv dig gerne når du hjælper børnene med lektier.

Peer Coaching - eksempel på visuel facilitering

Billedet illustrerer et eksempel på en gruppeproces. Cirklerne er gruppemedlemmer. Den lyserøde cirkel er et gruppemedlem, der fortæller om sin udfordring. Efterfølgende træder den lyserøde ud af cirklen og lytter til gruppens dialog omkring udfordringen. Til sidst træder den lyserøde igen ind i gruppen og deler hvad personen fik ud af at lytte til gruppens behandling af udfordringen. AHA-feltet kan bruges til at høste de indsigter man fik under processen med post-its.

2. Find templates og guides online
Hvis du har brug for mere konkret inspiration, så har Google og Youtube endeløse guides til, hvordan du kommer i gang. Søg efter ’skabeloner’ eller ’templates’. Start evt. i den nemme ende med en visuel udgave af en mødeagenda. Tegn den op på en flipover til dit næste møde. Lad evt. beslutningspunkter være tomme og udfyld løbende (i overskriftsform) skabelonen under mødet.

Se eksemplet her til inspiration:

3. Øv dig i at skrive stort og pænt 
Anskaf gode farvede og sorte tuscher. Øv dig i at skrive pænt og stort med blokbogstaver på en flipover. Det er nemmere at læse end små bogstaver. Brug altid en sort (eller mørk farvet) tusch – ellers kan det være svært for dem der sidder længere væk at se.

4. Eksperimentér med farver
At kommunikere visuelt handler om at udnytte, at mennesker er visuelle væsener. Vi er tiltrukket af farver frem for sort/hvid. Det gør os mere nysgerrige. Leg derfor med at farvekode din tekst og dine illustrationer. Teksten på agendaen kan være sort imens tidsplanen er skrevet med blå. Det giver et lynhurtigt visuelt overblik. Vigtige punkter eller overskrifter kan understreges med rød.

5. Keep it simple
Visuel facilitering handler om at skabe overblik og mening. Derfor er det bedst at holde det simpelt for ikke at forvirre øjet. Brug ikke mere end maksimum 3 farver på en flipover – udover den sorte farve. Meget detaljerede illustrationer er ikke nødvendigvis en hjælp til at holde overblikket.

Visuel facilitering