Viden

fra os til dig

3 grundregler til projektledelse, der skaber motivation og engagement

Anne Mette Skovsen

Engagement, motivation og ejerskab er ord, der gang på gang dukker op, når jeg snakker med projektledere. Og det handler næsten altid om, at der ikke er nok af det. Hvordan kan det være?

Vi skal lære af frivillige organisationer

Jeg har længe været fascineret af frivillige organisationer, fordi fundamentet for deres projekter netop er engagement. Hvad er det, der skaber den næsten magiske energi, når frivillige organisationer igen og igen kan gennemføre store projekter?

Lad os fx kigge på de store spejderarrangementer, hvor omkring 40.000 spejdere samles i en god uge, i en midlertidig by, bygget op fra grunden, på en bar mark. Forudsætningen for at det kan lade sig gøre, er rigtig mange frivilliges arbejde i måneder op til – og i mange måneder efter. Det er frivillige, som finder timer om aftenen, i weekender, i hverdagene, hvor de uden løn, bonus eller andre incitamenter knokler i mindre grupper med de samarbejdsvanskeligheder og konflikter, det indebærer.

Hvad er det, der skaber den motivation? Og kan vi kopiere det til projekterne i vores arbejdsliv?

Jeg er stødt på tre elementer, som er særlige for projekter i frivillige organisationer:

  • Frivillige organisationer har et stærkt formål
  • de sikrer personligt engagement hos deres projektdeltagere
  • og de giver slip på kontrollen af projektets delopgaver.

Det vil jeg gerne uddybe.

Skab mening både personligt og for organisationen

Min erfaring er, at motivation og engagement kommer af sig selv, når kernen eller formålet med et projekt er meningsfuldt både for individet og for organisationen. I spejderbevægelsen er der en herlig balance mellem det grundlæggende ”hvorfor?” og det individuelle ”hvorfor?”. Det skaber meningsfuldhed for alle og er fundamentet for det store engagement.

Spejderbevægelsens stifter, Baden Powell, startede med at mobilisere unge drenge til at aflaste soldaterne under belejringen ved Mafeking. De fik ansvaret for at sørge for alle de funktioner, der ikke involverede våben. Tanken om at unge udvikles til at tage medansvar for sig selv, andre og samfundet som helhed har derfra været grundstenen i spejderarbejdet – og det udfolder sig i utallige variationer rundt omkring i de lokale grupper afhængigt af de frivillige, der driver arbejdet.

The Golden Circle, Simon SinekStart med ”hvorfor?”

Simon Sinek har lavet en god model og beskrivelse af hvordan motivation og engagement bliver skabt. Hans model hedder ”the Golden Circle”.

Den yderste cirkel er ”Hvad?”
”Hvad?” er det produkt eller den serviceydelse en virksomhed sælger. Enhver virksomhed eller organisation har styr på denne del. For spejderbevægelsen er det viden om knuder, sove i telt, mad over bål osv.

Den mellemste cirkel er ”Hvordan?”
”Hvordan?” er måden vi gør tingene på. Måden vi sælger, måden vi underviser, måden vi yder kundeservice på osv. For spejderbevægelsen folder ”hvordan?” sig blandt andet ud i patruljesystemet. Børn får rollen som patruljeleder og patruljeassistent og de skal lede de lidt mindre børn – og vise hvordan man fx slår telt op og laver mad. Altså lære de andre børn at tage medansvar.

De fleste virksomheder og organisationer har typisk helt styr på ”hvordan?”. Det er ofte det, der adskiller ensartede virksomheder fra hinanden – tænk bare på banker – måden de driver deres forretning på er det, der gør dem specielle eller forskellige fra alle andre.

Den inderste cirkel er ”Hvorfor?”
Meget få mennesker og organisationer kan ifølge Simon Sinek klart formulere, hvorfor de gør, hvad de gør. ”Hvorfor?” er et formål, en årsag eller en overbevisning. Det giver et klart svar på, hvorfor vi står ud af sengen om morgenen, hvorfor vores virksomhed eller organisation overhovedet eksisterer, og hvorfor det virksomheden gør skulle betyde noget for andre mennesker. Og her er spejderbevægelsen tydelig – det handler om udvikling af ansvarlige unge mennesker, med plads til alle, der vil være med.

At få styr på sit ”hvorfor?” er det rigtige sted at starte, men det er ikke hele forklaringen på de frivillige organisationers succesfulde projekter.

Koordineret meningsdannelse

Godt vs dårligt samarbejdeNår det grundlæggende ”hvorfor?” er på plads, så skal du sikre dig, at dine projektdeltagerer og interessenter også brænder for din sag. Det kan du gøre ved at stille dem et simpelt spørgsmål: ”Hvorfor er det her projekt vigtigt for dig?” Ved at lytte til de svar, der kommer, får du afdækket den pallette af meninger, der fylder hos dem lige nu.

Og et opfølgende spørgsmål kan være: ”Hvordan skal vi vinkle arbejdet, så det giver endnu mere mening i din hverdag?”. Formålet er ikke at lave et kompromis om det grundlæggende ”hvorfor?”. Det er dialogen i sig selv – kombineret med respekten for at projektet ser forskelligt ud fra forskellige synsvinkler – der giver værdien og den fælles meningsdannelse.

Slip kontrollen

Udover at frivillige organisationer har et klar defineret ”hvorfor?” og formår at engagere alle deres frivillige i det, så har de også meget frie rammer og arbejdsvilkår. Det betyder, at der er masser af plads til, at de frivillige løser deres delopgave på præcis den måde, der giver bedst mening for dem. Så længe delopgaven passer ind i helheden. Jeg tror, vi ofte er for kontrollerende i vores forretningsorienterede projekter. Vi skal blive bedre til at slippe kontrollen og lade projektdeltagerne selv bestemme, hvordan de kommer i mål og rumme at målet måske kan være flertydigt.

De 3 grundregler:

  1. Vær knivskarp i det grundlæggende ”hvorfor?” i dit projekt
  2. Tal om meningen med projektet med projektdeltagere og interessenter
  3. Slip kontrollen

Hvis du har nogen erfaringer – enten fra frivillige projekter eller fra dit job – som du har lyst til at dele, så skriv gerne til mig her i kommentarfeltet.

6 kommentarer til “3 grundregler til projektledelse, der skaber motivation og engagement

  1. Dette er en af hovedårsagerne til, at projekter ofte ikke er bæredygtige efter endt finansiering. Så længe der er midler til aktiviteter og projektledelse, kører projektet, men så ser man også, at det kan stoppe fra den ene dag til den næste. Ofte er der en vis forventningsafstemning i starten af projektet, men det er mere at afdække misforståelser omkring formål end at finde frem til de individuelles opfattelse af ‘hvorfor’.

    At inddrage en ‘hvorfor’ proces i projektet sætter imidlertid et vis pres på projektledelsen at kunne rumme alle de forskellige ‘hvorfor’ uden, at det går ud over selve formålet. Fleksibilitet er derfor også et kerneelement i vellykkede projekter.

    1. Du har så ret, Nanna – både omkring manglende bæredygtighed og om sværhedsgraden i at være fleksibel. Måske er det bare nogle gange angsten for det ustyrlige, der gør, at vi ikke sætter “hvorfor-diskussionen” i gang?

  2. Hvorfor delen i denne model kan ud over at give motiverede projektdeltagere også være et nyttigt element i implementerings arbejdet, da de svar man får fra projekteltagerene kan overføres til forandringsledelsen af modtagerne.

  3. Det er jeg helt enig i, Mette. Rigtig god ekstra vinkel – har du mon nogle konkrete eksempler, hvor du har gjort det, som du har lyst til at dele her?

  4. Jeg har igennem flere år arbejdet med projekter i en frivillig organisation (Team Rynkeby), og kan kun være enig i det beskrevne! Ingen er i tvivl om hvilken sag, vi arbejder for… det giver den grundlæggende motivation hos alle! Og derfor er der også en stor bevisthed hos alle om “hvorfor” vi lægger en masse frivillige timer i organisationen. Jeg oplever en meget høj motivation hos alle netop på baggrund af denne høje grad af bevisthed, hvilket gør at vi med få midler og på kort tid kan opnå store resultater, som det vil være meget svært at opnå i en virksomhedsorganisation. Så ingen tvivl om at det klare mål og den store grad af motivation er det, der er vores drivkraft; men jeg tror også at glæden og fornøjelsen ved at få mulighed for at igangsætte og gennemføre “store og vilde ideer”, giver en masse motivation! Ofte oplever vi nok alle for mange begrænsninger i dagligdagen (= i vores normale jobs); men i det frivillige arbejde er der mulighed for at gøre de ting, som vi ellers ikke har mulighed for!

    1. Meget enig, Hans-Jørgen. Tænk, hvad vi kan udrette, hvis vi kan få samme energi ind i vores betalte arbejdsliv også. Både bedre jobtilfredshed, arbejdsglæde og bedre resultater. Det er en indsats værd.

Skriv et svar

Din e-mailadresse vil ikke blive publiceret. Krævede felter er markeret med *

Vi løfter i flok